Recentelijk heeft het Europese Hof een relevante uitspraak gedaan over BTW voor de toezichthouder van een maatschappelijke organisatie. 

Toezichthouders van maatschappelijke organisaties ontvangen in de regel een bescheiden vergoeding voor het vervullen van hun functie. Daarnaast kunnen zij gemaakte kosten bij de organisatie declareren. In veel gevallen is de vergoeding aan te merken als een vrijwilligersvergoeding. Zo’n vrijwilligersvergoeding kan naast de uitbetaalde vergoeding bestaan uit andere vergoedingen zoals een korting op de dienstverlening van de organisatie (toegangskaart voor een theatervoorstelling of deelname aan een cursus), het jaarlijkse etentje en een kerstgeschenk. Als dit bij elkaar onder de maximale fiscaal vrijgestelde vergoeding van € 1.700 per jaar blijft, is er sprake van een vrijwilligersvergoeding. 

Vroeger

Sinds 1 januari 2013 is de Belastingdienst van mening dat een toezichthouder in vrijwel alle gevallen BTW-plichtig is, omdat hij/zij een economische activiteit uitoefent. Als gevolg daarvan moet een toezichthouder BTW in rekening brengen over de ontvangen vergoeding.
Dit betekent ook dat je je als toezichthouder moet inschrijven bij de KvK als ondernemer, bij de Belastingdienst een BTW-nummer moet opvragen, een passende boekhouding bijhouden en een factuur voor de vergoeding verzenden die je als toezichthouder krijgt bij de organisatie waar je toezicht houdt. Op grond van de Klein Ondernemersregeling (KOR) kan tot 31 december 2019 de voldoening van BTW achterwege blijven als het per saldo verschuldigde btw-bedrag lager is dan € 1.345. De toezichthouder kon en kan in dit geval ontheffing van de administratieve verplichtingen aanvragen. Als dat verzoek is gehonoreerd, mag de toezichthouder geen facturen met BTW meer uitreiken en geen BTW-aangifte doen.

Het Europese Hof van Justitie heeft echter op 13 juni 2019 een belangrijke uitspraak gedaan over de BTW-positie van een toezichthouder, in de zogenaamde IO (nr. C-420/18) zaak. De uitspraak luidt: “Een toezichthouder van een Nederlandse stichting verricht niet zelfstandig economische activiteiten en kwalificeert daarom niet als ondernemer voor de BTW.”

Tot nu toe beschouwde de Belastingdienst het toezichthouden een economische activiteit. Dit betekent dat het toezichthouderschap waarde creëert en er sprake is van ondernemerschap; een BTW belaste prestatie. Ook al is er slechts sprake van één toezichthoudende functie en een geringe vergoeding. 

Wat is de achterliggende reden van deze uitspraak van het Europese Hof?

Het Hof is van mening dat een toezichthouder niet in eigen naam, en daarmee niet voor eigen rekening en niet onder eigen verantwoordelijkheid werkt. Maar onder verantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht van de organisatie. 
De uitspraak kun je hier nalezen: http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?docid=214942&doclang=NL.

Op basis van de uitspraak van het Europese Hof kan het heel goed zijn dat alle toezichthouders voor de toezichthoudende werkzaamheden niet meer BTW-plichtig zijn. In dat geval kunnen en mogen ze geen factuur met BTW meer uitreiken. De vergoeding is dan een netto-vergoeding zonder BTW. 

Wij richten ons in deze blog op toezichthouders van maatschappelijke organisatie die een geringe vergoeding ontvangen voor hun toezichthoudende rol. Wij verwachten dat na deze uitspraak deze toezichthouders geen BTW factuur meer hoeven en zelfs mogen indienen. 

Doet aantal ertoe?

Voor zover nu bekend, is het aantal toezichthoudende functies niet van belang bij de uitspraak van het Hof. Het uitoefenen van een functie van toezichthouder is niet het uitoefenen van een zelfstandige economische activiteit. 

Mogelijk is er een belangrijke uitzondering: een toezichthouder die al BTW-ondernemer is en vanwege zijn specifieke kennis zijn werkzaamheden verricht als lid van de RvT. Het kan zijn dat deze ondernemer voor zijn of haar toezichthoudende werkzaamheden nog wel BTW-plichtig is. Een voorbeeld is een zelfstandig accountant of jurist die deelneemt aan de RvT voor zijn specifieke specialistische kennis. Hij/zij wordt eigenlijk ingehuurd voor een toezichthoudende functie.

Het ministerie zal aan de hand van de uitspraak op korte termijn een uitspraak doen over de BTW-plicht van toezichthouders. 

Wat kun je doen als toezichthouder op dit moment?

• Ben je als toezichthouder ontheven van de administratieve verplichtingen? Dan verandert er op korte termijn niets. Je stuurde al geen facturen met BTW.
• Ben je als toezichthouder niet ontheven van de administratieve verplichtingen en stuurde je een factuur voor de vergoeding met BTW? Voor de komende facturen en BTW-aangifte rekening zul je rekening moeten houden met de uitspraak van het Hof. Dit kan betekenen dat je geen facturen met BTW meer mag en hoeft te versturen. 

Je kunt in dit geval wachten tot het ministerie een uitspraak heeft gedaan. Beter kun je je richten tot de belastinginspecteur van de Belastingdienst en advies vragen over jouw specifieke situatie. In beide gevallen kun je met de organisatie waar je toezicht houdt afspraken maken over een nabetaling of eventuele terugbetaling van de BTW, wanneer het standpunt van het ministerie bekend is.

Terugwerkende kracht

In hoeverre de uitspraak met terugwerkende kracht gevolgen heeft, is op dit moment nog niet duidelijk.

Wil je meer informatie over wat de uitspraak van het Europese Hof over het BTW-regime van toezichthouders voor jou betekent? Neem in dit geval contact op met de belastinginspecteur van het regiokantoor van de Belastingdienst. 

In de komende weken staan de jaarrekening en het jaarverslag weer op de agenda voor de Raad van Toezicht van menig culturele instelling. Bestuurder en Raad van Toezicht kijken samen – idealiter met de accountant erbij – naar de totstandkoming van de jaarcijfers en wat er aan bijzonderheden zijn te melden. Uiteraard voor zover deze nog niet duidelijk waren geworden in de afgelopen maanden. Vast punt dat bij die bespreking hoort, is de bezoldiging van de directeur/bestuurder en de Raad van Toezicht.

WNT

Als culturele instelling heeft u te maken met de Wet normering topinkomens (WNT). Deze wet is ingesteld om een norm te stellen voor de bezoldiging (het salaris met alle daarbij komende extra’s) van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector. En die bezoldiging te maximeren. Met andere woorden: te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sector te hoge salarissen aan hun topfunctionarissen toekennen.

Wettelijk

In de wet zijn verschillende bezoldigings- en ontslagvergoedingsmaxima vastgesteld. Ook verplicht de wet tot openbaarmaking van afspraken en betalingen die boven de vastgestelde maxima uitgaan. En juist dat laatste daar wil nog wel eens verwarring over ontstaan. Want wat als de vergoedingen die binnen uw instelling worden uitgekeerd, inderdaad niet boven die WNT-normering uitkomen? Hoeft u dan als RvT geen melding te maken in het jaarverslag over bezoldiging en vergoedingen?

Onderschrijving Governance Code Cultuur

Als u de Governance Code Cultuur heeft onderschreven dan wordt u vanuit die hoek wel geacht dat te doen. Ook in de nieuwe versie van de Code staat dit duidelijk opgenomen als aanbeveling. De verantwoording in het jaarverslag gaat in ieder geval over het beloningsbeleid en de beloning van bestuurders. De vergoeding van de leden van de RvT worden er ook in vermeld.

Zelf beslissen

Wat een vergoeding voor de RvT-leden is die past bij de aard, omvang en maatschappelijke doelstelling van de organisatie, wordt aan de RvT overgelaten. Uiteraard dient een dergelijke vergoeding wel in overeenstemming te zijn met wettelijke voorschriften en subsidievoorwaarden als deze van toepassing zijn.

Wilt u meer informatie over wat u wel en niet over bezoldiging en vergoeding kunt regelen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Tijdens de conferentie “Toezichthouden: de kunst van het tegenspel” van maandag 5 november jl. is de Governance Code Cultuur 2019 aangeboden aan Ingrid van Engelshoven, minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De Code geldt per 2019.

Waarom een herziene Code?

Door de Code te hanteren laten bestuurders en toezichthouders van culturele organisaties zien dat zij goed besturen en toezichthouden. Het toezicht van woningcorporaties, ziekenhuizen en universiteiten is in de wet geregeld. Dat geldt voor organisaties in de culturele sector niet. Om deze reden is de Governance Code Cultuur ontwikkeld. De Code biedt houvast door middel van een richtlijn.

De herziene Code hanteert acht principes, de Code die tot en met 2018 geldt negen. De nieuwe code geeft daarmee een duidelijk signaal af. Laten we niet nóg meer vast leggen.  Want daarin schuilt het gevaar dat het ‘toepassen’ van de code een kwestie wordt van lijstjes afvinken. De herziene Code laat zien dat het belangrijk is het gesprek met elkaar aan te gaan.

Voor de Code die van toepassing is tot en met 2018 geldt het principe: ‘Pas toe of leg uit’. Maar wanneer pas je toe en wanneer leg je uit?

De herziene Code is ‘Principles based’. Het bevat acht algemeen geldende principes waarbij geldt: pas toe én leg uit! Deze principes gelden voor alle culturele organisaties, groot en klein, met bestuur of raad van toezicht met een directeur-bestuurder.

Voor ieder principe worden aanbevelingen gegeven. Voor die aanbevelingen geldt pas toe óf leg uit. Op deze manier wordt rekening gehouden met de aard en omvang van de organisatie.

Belangenverstrengeling

Een punt dat extra aandacht krijgt in de herziene Code is Belangenverstrengeling.

Belangenverstrengeling was in het verleden iets waar bestuurders zich verre van moesten houden. In de huidige tijd kan enige vorm van belangenverstrengeling juist van toegevoegde waarde zijn. Juist nu culturele organisaties meer ondernemend opereren. Meer samenwerken met partners en activiteiten soms worden gefinancierd met fondsen, doelsubsidies en door sponsoren. De netwerkfunctie  van bestuurders en leden van een Raad van Toezicht is belangrijk.
De bestuurder zet de verschillende belangen positief in. En gebruikt zijn of haar netwerk om doelen te bereiken. Naast het positieve belang spreekt de code over Ongewenste Belangenverstrengeling en Tegenstrijdig Belang. Bij ongewenste belangenverstrengeling kan de onafhankelijkheid van de bestuurder in het geding komen. Bij tegenstrijdig belang zijn de belangen niet te verenigen.

Wil je meer weten over de implementatie van de herziene Governance Code Cultuur 2019?

Neem contact met ons op per mail: info@cirkeltoezicht.nlof telefonisch: Tessa: 06-11071098 of Astrid: 06-24251869

Voetnoot: Cultuur+Ondernemen is de houder van de Code.

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing op alle organisaties.

Vanaf deze dag geldt in heel Europa dezelfde privacywetgeving. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt vanaf dat moment niet meer.

De vraag die de Raad van Toezicht zich moet stellen is: “Wat betekent dit voor onze organisatie? Voldoen wij op tijd aan de eisen die gesteld worden in de Verordening en hoe blijven wij als RvT op de hoogte van maatregelen die onze organisatie neemt?”

Iedere organisatie heeft 2 jaar de tijd gehad zich voor te bereiden op deze nieuwe wetgeving. Op 4 mei 2016 is de AVG gepubliceerd. Na deze datum is de organisatie als het goed is aan de slag gegaan met de voorbereidingen. Heeft de bestuurder de RvT meegenomen in de genomen maatregelen? Heeft er bijvoorbeeld een nulmeting plaats gevonden waar de organisatie staat en welke maatregelen genomen moeten worden?

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft ter voorbereiding ‘Het AVG-10 stappenplan’, in 10 stappen voorbereid op de avg, opgesteld en bespreekt hierin de 10 belangrijkste AVG-thema’s.

Maar, wat is de rol van de RvT bij de invoering van de AVG?

Wij zoomen in op de volgende items voor de Raad van Toezicht:

Bewustwording

Zijn wij ons als RvT voldoende bewust van de consequenties van de invoering van de AVG? Is het onderwerp met enige regelmaat geagendeerd in het overleg van de RvT met de directeur-bestuurder? Is het bestuur zich voldoende bewust welke processen van de organisatie de AVG raakt, wie hierbij betrokken zijn? Denk hierbij aan de medewerkers, de leveranciers en ook de partners.

Sparringpartner

Voor bestuurders van organisaties is de wetgeving nieuw. Adviseurs bieden zich aan om de bestuurder te helpen. Ook brancheorganisaties faciliteren ondersteuning zodat kennis en kosten kunnen worden gedeeld. De leden van de RvT kunnen op dit gebied heel goed vanuit de eigen organisatie, het netwerk en hun achtergrond als sparringpartner input leveren aan de bestuurder.

Organiseer een brainstormsessie en ga na welke persoonsgegevens de organisatie vastlegt. Wanneer en waarvoor deze gegevens worden gebruikt? (Mogen we die nieuwsbrief blijven versturen?) En hoe kunnen wij ervoor zorgen dat onze leveranciers en partners ook op tijd aan de AVG voldoen?

Meldplicht bij datalekken

Is er een procedure opgesteld wanneer er een datalek optreedt? Hoe wordt gehandeld binnen de organisatie? En wanneer wordt de Raad van Toezicht hierin gekend? Een datalek kan groot, maar ook ‘klein’ zijn. Als een brief op een verkeerd adres wordt bezorgd en geopend wordt geretourneerd is er al sprake van een datalek.

Tip: Houd een incidentenregister bij. Agendeer het register periodiek bij de vergaderstukken van het overleg met de RvT. Is er sprake van een groot incident? In dat geval informeert de bestuurder de RvT direct.

Monitoring

De RvT stelt zich ook op als toezichthouder in dit traject. De bestuurder legt tijdig een nulmeting aan de RvT voor, geeft inzicht in de te nemen maatregelen en houdt de RvT op de hoogte van de genomen maatregelen.

Ter geruststelling

Wat wordt er nu daadwerkelijk verwacht van organisaties per 25 mei 2018?

Moet u klaar zijn?

Het is belangrijk te laten zien dat ook uw organisatie zich bewust is van de impact van de AGV, weet welke persoonsgegevens worden vastgelegd en op de hoogte is van de gegevens die worden gebruikt. Heel belangrijk: stel eisen aan leveranciers en ketenpartners en leg deze vast in de dienst- en/of samenwerkingsovereenkomst.

Bestaat er behoefte om eens van gedachten te wisselen over de AVG binnen uw Raad van Toezicht? Neem contact op met Cirkeltoezicht!
M: info@cirkeltoezicht.nl

In onze zoektocht naar vrouwelijke bestuurders en rolmodellen, waar we ook zochten naar een grotere diversiteit bij raden van toezicht en binnen besturen, zijn wij op zoek gegaan in ons eigen netwerk. Eén van de vrouwen die door ons als rolmodel wordt gezien, is Anky Romeijnders.
Anky is momenteel lid College van Bestuur (CvB) van Albeda, een grote onderwijsinstelling voor MBO-onderwijs met de portefeuilles onderwijs, kwaliteit en innovatie.

Wie is de mens Anky?

“Ik ben een ‘mensen mens’. Ik heb interesse in mensen en processen, daarbij is het voor mij belangrijk dat het onderling contact tot iets leidt. Mensen boeien me; ik ben oprecht geïnteresseerd in ze. Ik heb altijd mensen om me heen, heb een grote passie voor onderwijs, dat natuurlijk ook belangrijk is als eindverantwoordelijke van een onderwijsinstelling.”

Anky is getrouwd en heeft 2 kinderen die inmiddels al op zichzelf wonen.

Wat was je eerste CvB functie?

“Mijn huidige functie is mijn eerste functie als lid van het college van bestuur. De Raad van Toezicht (RvT) heeft mij in eerste instantie gevraagd om aan te treden als interim.”

Vrouwelijke bestuurders

De vorige leden van het college van bestuur waren beiden vrouwen. Toen ik werd gevraagd was er één net vertrokken en de ander ging weg. De RvT was op zoek naar iemand die snel en tijdelijk de plek kon invullen en die verbinding met de organisatie had, op de hoogte was van de processen, een onderwijs achtergrond had en senioriteit. Met name de verbinding met de organisatie was belangrijk. Vanuit mijn eigen perspectief had ik niet bedacht om hier terecht te komen. Ergens had ik nog de ambitie om terug te gaan naar mijn ‘oude’ functie als branchedirecteur na mijn interim-periode. Uiteindelijk heb ik in een gesprek met de RvT aangegeven dat ik beschikbaar wilde blijven voor het CvB. Ik had commitment van mijn collega’s en dat was fijn. Later volgde de sollicitatieprocedure en werd ik benoemd tot lid College van Bestuur.”

Heb je een voorbeeld gehad?

“De vorige bestuurder bij Albeda, destijds mijn leidinggevende, vond ik een goed voorbeeld. Zij kende haar dossiers goed, was strategisch en een goede netwerker. Door de jaren heen heb ik ook voorbeelden gezien van hoe ik het níet wilde. Daar heb ik rekening mee gehouden en uiteindelijk ook van geleerd.”

Is toezicht veranderd de afgelopen jaren?

“Toezicht wil een meer strategisch partner zijn. Voorheen was toezicht vooral financieel gedreven in het kijken naar het onderwijs. Toezichthouders zijn afhankelijk van de informatie die ze van de besturen ontvangen. Ik zie daar een kentering in. Leden van de RvT bezoeken de onderwijslocaties om zichzelf op de hoogte te stellen van de onderwijssituatie, spreken met ondernemingsraden, studentenraden, directies en andere medewerkers.”

Is dat een voordeel?

“Daar de RvT strategisch partner wil zijn, dienen zij kritische vragen te kunnen stellen. Ik ervaar dat we op een goede manier met elkaar in gesprek zijn in de wetenschap dat je als bestuur andere tools nodig hebt dan als toezichthouder.”

Welke functies vervul je nog meer?

“Ik ben bestuurslid van Rotterdam Vakmanstad, een organisatie die op basisscholen in Rotterdam Zuid een programma aanbiedt om kinderen te laten excelleren en kansen te bieden. En ik ben lid van de raad van toezicht van The Dutch Alliance. Zij zetten zich in voor de internationalisering van het MBO-onderwijs. Daarnaast ben ik lid van de Cliëntenraad van Internos Thuiszorg.”

Hoe typeer jij jezelf als bestuurder?

“Transparantie is voor mij belangrijk. Het hebben van een verborgen agenda past absoluut niet bij mij. Ik wil authentiek zijn en niet iets doen omdat het moet en ik ben een verbinder zowel in-als extern.

Is er een Governance Code voor het MBO?

“Ja, een omvangrijke.  Zo hebben we bijvoorbeeld een maximale zittingsduur van twee keer vier jaar afgesproken voor de bestuurders, RvT-leden en commissies.

Daarnaast wordt er een verhouding van 50/50 mannen en vrouwen voor de RvT-posities nagestreefd. Ook qua leeftijd is er diversiteit binnen de RvT.

Bij de andere besturen waar ik deel van uitmaak is geen Governance Code van toepassing. Daar toetsen en evalueren we hoe de organisatie en de directie functioneert.”

Vindt er een jaarlijks een gesprek plaats tussen de RvT en het College van Bestuur?

“Ja, twee keer per jaar wordt een remuneratiegesprek gevoerd. In dat gesprek wordt niet alleen geëvalueerd, maar kijken we ook naar de toekomst.”

Wat voor ontwikkelingen zie jij voor de toekomst?

“Als het gaat om Albeda zie ik meer verbinding met het bedrijfsleven en maatschappelijke instellingen. Onderwijs moet inspirerend zijn en aansluiten op de vraag van de markt. We kijken naar onze eigen portfolio en een leven lang ontwikkelen. Er zal een enorme diversiteit aan onderwijsvormen ontstaan, meer en meer gekoppeld aan de praktijkplaats.

Expertise delen is een kracht van een grote instelling als de onze. Wij zoeken verbindingen tussen de opleidingen onderling: zorg en ICT, vitaliteit en welzijn, facilitair en ICT en zetten fors in op voortijdig schoolverlaten. Dat werpt zijn vruchten af, want dat neemt af.

Goed onderwijsondersteunend personeel is nog altijd een uitdaging. Een mogelijkheid voor de toekomst is de hybride docent; personen die én lesgeven én in een andere organisatie werken en met één been in de praktijk staan. Netwerken in en buiten de school wordt steeds belangrijker en studenten zijn veel meer een gesprekspartner geworden.”

Is diversiteit belangrijk in het bestuur?

“Ja, dat is belangrijk. In het samenwerken met de collega’s hebben we allen een andere insteek. Dat vult aan. Diversiteit gaat ook over multiculturele diversiteit en de verhouding man/vrouw. Op het niveau van onderwijsleider begint nu meer diversiteit te komen, op directieniveau verdient dit aandacht.

Wanneer we als bestuur met elkaar spreken bijvoorbeeld over het betreden van nieuwe markten of onderwijsvormen zijn er verschillende perspectieven van kijken en handelen.”

In onze zoektocht naar bestuurders en rolmodellen voor een grotere diversiteit bij Raden van Toezicht en binnen besturen zijn wij op zoek gegaan in ons eigen netwerk. Een van de vrouwen die door ons als rolmodel wordt gezien, is Miranda van der Nat. Miranda is 48 jaar en woont met haar dochter en partner in Barendrecht. Zij werkt als senior Juridisch adviseur, met als specialisatie ondernemings- en arbeidsrecht, bij Hoek en Blok. Als vicevoorzitter van de Raad van Toezicht van OZHW, een onderwijsgroep voor openbaar onderwijs, is Miranda tevens lid van de financiële commissie.

Het levensmotto van Miranda luidt: ‘Als je iets wilt, dan moet je het doen!’

Welke bestuursfunctie(s) / deelname RvT bekleed je?

“Op dit moment ben ik vicevoorzitter van de Raad van Toezicht (RvT) van Stichting OZHW en lid van de financiële commissie. OZHW is het resultaat van een fusie van 2 onderwijsorganisatie. Het leverde een unieke situatie op: de samensmelting van het primair en voortgezet Onderwijs. OZHW telt op dit moment ongeveer 900 werknemers en heeft 10.000 leerlingen. De RvT bestaat uit 7 leden. Daarnaast ben ik sinds maart 2017 bestuurlijk secretaris van De Barendrechtse Uitdaging. De Barendrechtse Uitdaging stimuleert bedrijven om maatschappelijk betrokken ondernemerschap te tonen in concrete acties en daarmee de leefbaarheid in de lokale samenleving te ondersteunen.”

Hoe ben je in jouw eerste toezichthoudende functie terecht gekomen?

“In 2007 werkte ik als juridisch adviseur bij Hogeschool InHolland. Mijn oog viel op een vacature voor een toezichthoudende functie bij St. 3Primair, een onderwijsorganisatie voor primair onderwijs. Er werd een nieuw bestuurslid gezicht met een juridische achtergrond. Mijn interesse was direct gewekt! De combinatie van mijn kennis van het onderwijsveld en mijn juridische achtergrond zorgde dat ik de stap durfde te wagen. De klik met de selectiecommissie was er direct! Ik waardeer het enorm dat de commissie mij de kans gaf. Ik was ‘pas’ 37 jaar en had geen toezichthoudende ervaring!’

“Dankbaar dat ik de kans heb gekregen!”

Wat vind je aantrekkelijk aan besturen en toezichthouden?

“Op het moment dat ik besloot te solliciteren voor die eerste bestuursfunctie werkte ik 3,5 dag per week bij InHolland. Als juridisch adviseur werk je voor het bestuur van de organisatie. Het triggerde mij om aan de andere kant, de kant van de bestuurder, mee te kijken. Daarnaast trekken maatschappelijk betrokken organisaties me. Ik vind het heel belangrijk goed Openbaar Onderwijs neer te zetten. Daar wil ik mijn steentje aan bijdragen”

Hoe verliep de overstap van 3Primair naar OZHW?

“In 2011 voerde Stichting 3Primair een bestuurlijke transitie door. Het bestuurdersmodel werd omgevormd naar een model van een College van Bestuur met een Raad van Toezicht. Alle bestuursleden van de 2 organisaties konden hun belangstelling met motivatie kenbaar maken. Ik heb mijn belangstelling getoond en mocht deel uit maken van de nieuwe RvT. Externe werving was niet nodig. Wij hadden voldoende geschikte kandidaten in huis.”

Weet jij wat de reden was voor de omvorming van het besturingsmodel?

“De overheid kijkt steeds strenger mee. Helaas bepalen de ‘rotte appels’ het werkveld.
De veranderende markt vraagt een professionelere aanpak. Ons oude bestuur bestond uit een toezichthoudend en uitvoerend bestuur. Ik maakte al deel uit van het toezichthoudende deel van het bestuur. De scheidslijn is echter duidelijker bij een model met een Raad van Bestuur met een Raad van Toezicht. Na de bestuurlijke transitie is uitvoering en toezicht beter gescheiden. De grootte van de organisatie vraagt ook om gepaste afstand; toezichthouden met een helicopterview. Wij sparren met het College van Bestuur over de stip op de horizon en beleidsvorming.”

Wat breng jij als persoon?

“Mijn kennis van het onderwijs en juridische achtergrond en mijn gedegen aanpak door een goede voorbereiding. Ik vind het heel belangrijk de stukken goed te lezen en mij goed voor te bereiden. Op deze manier ben ik in staat vragen te stellen en informatie boven tafel te krijgen die relevant is om de juiste afwegingen te maken. Ik heb een open blik, ben betrokken en enthousiast om te weten wat er speelt. Daarnaast zorg ik voor verbinding. Verbinding is heel belangrijk.”

Hoe ben jij gegroeid in je rol als bestuurder en toezichthouder?

“Als ik terugkijk ben ik echt in het diepe gesprongen. Door het doen heb ik heel veel kennis van besturen en toezichthouden in het openbaar onderwijs gekregen. Ik was de jongste, 37 jaar en heb het toezichthouden ‘on the job’ geleerd.”

Was en is er ruimte voor training?

“Helaas is educatie voor toezichthouders binnen het onderwijs nog niet zo goed geregeld en georganiseerd als bij bijvoorbeeld de woningcorporaties. Daar is echt sprake van permanente educatie. OZHW is lid van de Vereniging Toezicht Onderwijs (VTO). Wij volgen trainingen die georganiseerd worden door de vereniging. VTO organiseert o.a. Krachtenveldanalyses, vergelijkbaar met die Cirkeltoezicht aanbiedt. Je ontdekt je talenten en krachten als toezichthouder, als persoon en binnen het bestuur en raad. Daarnaast is het heel belangrijk om zelf je kennis bij te houden. In ons specifieke geval bijvoorbeeld op het gebied van de ontwikkelingen binnen de kinderopvang. Omdat ik deel uitmaak van de Financiële Commissie is het voor mij belangrijk financiële ontwikkelingen te volgen en op de hoogte te blijven van relevante wet- en regelgeving.”

Heb je een rolmodel?

“Als je doelt op een bekende Nederlandse bestuurder of toezichthouder, nee. Wel heb ik veel bewondering gehad voor onze eerste voorzitter. Deze dame was voorheen burgemeester in een middelgrote Nederlandse gemeente. Zij zorgde voor verbinding en wist haar netwerk en het netwerk van de andere bestuursleden goed in te zetten. Ook leidde ze de vergadering heel goed en was altijd goed voorbereid. Ieder agendapunt werd helder besproken, er werd goed regie gehouden en het was heel duidelijk wat de uitkomst was van een besproken punt.

Ik vind het zelf belangrijk wanneer ook andere leden zich goed voorbereiden. Stel geen vragen waarvan het antwoord in de stukken staat. Stel geen vragen om aan het woord te zijn, en sorry dat ik het zeg, om je naam in de notulen terug te kunnen zien. Besturen vraagt inzet en is geen nevenfunctie die je vervult om je CV aan te vullen. Het is een serieuze aangelegenheid die je veel brengt als je de rol goed invult.”

Is er een governance code van toepassing bij de organisatie waar jij lid bent van het bestuur?

“Ja, wij hebben te maken met twee Governance Codes. De Code voor het Primair Onderwijs en voor het Voortgezet Onderwijs. De Code van het VO is meer ontwikkeld. Wij passen ze beide toe.”

Kun je voorbeelden geven na de toepassing?

“Jaarlijks houden wij als RvT een reflectiemoment. We verzamelen vooraf te bespreken punten. Onze nevenfuncties zijn bekend. Een vertegenwoordiging van de RvT spreekt 2 maal per jaar met de GMR en MR, afhankelijk van het onderwerp. Daarbij laat ieder lid van de RvT zich een keer zien. Medewerkers weten de RvT te vinden.”

Zijn er bij jouw bestuur termijnen benoemd?

“Jazeker, de maximale zittingsduur bedraagt 2 x 4 jaar. Wij werken met een rooster van aftreden. Alle huidige leden zijn aangesteld na de fusie. Wanneer wij allen aftreden na de maximale zittingsduur zou de hele RvT op hetzelfde moment worden vervangen. Dat is niet wenselijk i.v.m. de continuïteit. Daarom werken we met een rooster van aftreden zodat geleidelijk vervanging plaatsvindt en gefaseerd nieuw bloed instroomt.”

Heb jij een tip voor (beginnende) bestuursleden?

“Heb je interesse in een bestuurlijke of een toezichthoudende functie? Ga beginnen en doe ervaring op! Het is geen erebaantje. Het is een serieuze job! Bereid je goed voor. Wees kritisch en je zult zien wat een energie het je geeft! Ik was 37 jaar, een prima leeftijd om te starten!”

Aansprakelijkheid beter geregeld met de ‘Wet bestuur en toezicht rechtspersonen’?

In juni 2016 heeft voormalig Minister Van der Steur van Veiligheid en Justitie het wetsvoorstel ‘Wet bestuur en toezicht rechtspersonen’ aan de Tweede Kamer aangeboden. Deze wet is een vervolg van de in 2013 ingevoerde Wet bestuur en toezicht. Het nieuwe wetsvoorstel is nog niet aangenomen.

Het voorstel richt zich op verenigingen, coöperaties en stichtingen. Het doel van het wetsvoorstel is voor alle rechtspersonen (verenigingen, stichtingen, coöperaties etc.) één wettelijk kader te laten gelden op het gebied van besturen. Met andere woorden wettelijk duidelijk te maken wat good governance is.

Het wetsvoorstel geeft verduidelijking en verankering van het reeds geldende, of liever het ontbrekende, juridische kader. Op dit moment is het toezicht voor stichtingen in bepaalde sectoren, waaronder de culturele sector, niet wettelijk geregeld. Als leidraad wordt de Governance Code Cultuur gebruikt met de werkafspraak: “Pas toe of leg uit”.

Onbezoldigd

Het is voor veel stichtingen lastig om kandidaten te vinden voor de functie van bestuurder of toezichthouder: de functie is (veelal) onbezoldigd, vraagt veel inzet en je bent hoofdelijk aansprakelijk bij wanbeleid van de organisatie. Het voorliggende wetsvoorstel beoogt bescherming van de onbezoldigde bestuurder en toezichthouder.
Zodra het wetsvoorstel door de Eerste Kamer is aangenomen zal de Raad van Toezicht wijzigen in een Raad van Commissarissen. Dat lijkt een puur semantische wijziging maar is dat het ook?

Twee belangrijke doelen in het wetsvoorstel zijn het geven van helderheid over het omgaan met tegenstrijdige belangen (nevenfuncties en belangenverstrengeling) en verduidelijking over de hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuurders en commissarissen.

Tegenstrijdig belang

De eerste stap is om belangenverstrengeling te voorkomen. Dit criterium moet worden meegenomen bij de selectie van een nieuwe bestuurder of toezichthouder, die dan de commissaris wordt genoemd.

De laatste stap is om de bestuurder met een ander belang dan het organisatiebelang, geen deel te laten nemen aan de besluitvorming van beleid waarbij die belangenverstrengeling mogelijk op kan treden.

Hoofdelijke aansprakelijkheid

Het wetsvoorstel beoogt meer bescherming te bieden aan onbezoldigde bestuurders en commissarissen van niet-commerciële verenigingen en stichtingen. Onder het huidige recht zijn alle bestuurders hoofdelijk aansprakelijk voor schade die veroorzaakt wordt door onbehoorlijk bestuur. Met het nieuwe wetsvoorstel kan de bestuurder die geen ernstig verwijt kan worden gemaakt én niet nalatig is geweest, niet aansprakelijk worden gesteld.

Wil jij meer weten wat er voor jou verandert, binnen het kader van de nieuwe wet, en als lid van een raad van commissarissen, i.p.v de raad van bestuur?

Neem contact met ons op: Tessa en Astrid via info@cirkeltoezicht.nl

In deze serie vertellen wij over de zelfevaluatie van Raden van Toezicht en besturen – het reflectiemoment – die plaats hebben gevonden onder begeleiding van Cirkeltoezicht. Uiteraard is iedere casus geanonimiseerd en zijn de namen fictief.

Deel 2: Mijn rol als bestuurder / toezichthouder: hoe lang zit ik hier al?

Gerard legt de kaart ‘Ik als bestuurder / toezichthouder: Hoe lang zit ik hier al’ op tafel en leest de tekst van de kaart voor. Johan kijkt naar Gerard: “Dat is een mooie kaart voor een bestuur in het bedrijfsleven, de bankensector of in ziekenhuizen. Daar word je dik betaald voor een bestuursfunctie. Bij ons in het museum is dat niet aan de orde. Hoeveel tijd en energie wij in onze organisatie investeren, daar begint de jeugd niet meer aan.” “En onze kennis? Die is opgebouwd in 27 jaar! Dat leren ze tegenwoordig niet meer op school!” Willemijn kijkt bedachtzaam. “Wat staat er eigenlijk over onze zittingsduur in onze statuten?” Gerard zucht en denkt daar heb je Willemijn weer met haar statuten!

Theorie versus praktijk

Omdat Willemijn met enige regelmaat naar de statuten verwijst liggen de statuten in de stapel papier op de hoek van het bureau van Gerard. “Ik pak de statuten er wel even bij” bromt hij. Willemijn heeft de statuten er inmiddels op haar iPad bij gepakt. “Artikel 3 lid 4C. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van vier jaar. En kunnen daarna terstond opnieuw herbenoemd worden. Het is dus nog erger dan ik dacht. Wij kunnen onbeperkt opnieuw worden benoemd. Op basis van welke gronden doen we dat dan?”

Comfortzone

Willemijn denkt aan de leergang effectief leiderschap die zij recentelijk gevolgd heeft. Ze dwingt zichzelf uit haar comfortzone te stappen. Streng kijkt ze haar medebestuursleden aan en stelt het volgende voor: “Laten wij er nu eens van uitgaan dat er een breed aanbod is van nieuwe bestuursleden; er is geen beperking. Laten we allemaal eens een reden noemen waarom we nog een periode willen besturen. En daarbij moeten we dan bedenken wat wij als bestuurder voor toegevoegde waarde hebben en brengen voor onze organisatie.”

Toegevoegde waarde

Gerard neemt een slok koffie: “Tsja, als ik alleen al kijk naar het zorgen voor de continuïteit van ons museum. Dat dwingt ons wel verder te denken en te werken aan onze opvolging. Op dit moment besteed ik meer dan vier dagen per week aan onze prachtige organisatie. En met plezier hoor! Maar een keer tijd krijgen voor andere hobby’s zou ik eerlijk gezegd niet erg vinden.”
Johan valt hem bij: “En nieuwe bestuursleden hebben een eigen vrienden- en kennissenkring. Hoe mooi zou het zijn wanneer zij hun vrienden en kennissen hier brengen?”

Extra input

Willemijn pakt de envelop met het logo van St. Cirkeltoezicht die op tafel ligt. “Laten we eens kijken wat er voor aandachtspunten uit de vragenlijst naar voren zijn gekomen. De aandachtsvragen zullen ons vast nog wel verder helpen.” Willemijn opent de envelop en leest voor: “Wat verstaat het bestuur onder technische innovatie en welke mogelijkheden ziet het bestuur voor de eigen organisatie?”

Onze tip
Het bestuur is verantwoordelijk voor de eigen samenstelling: het waarborgt deskundigheid, diversiteit en onafhankelijk. Herbenoeming vindt plaats na duidelijke overweging. Daarbij wordt ook gelet op actuele omstandigheden.

Meer weten?

Stichting Cirkeltoezicht helpt organisaties een gedegen zelfanalyse uit te voeren. Ter voorbereiding wordt een individuele vragenlijst uitgezet onder de leden van de Raad van Toezicht (RvT) en de bestuurder. Ook de voorzitter van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging vult een vragenlijst in. Aan de hand van de input van alle betrokkenen geeft Cirkeltoezicht de RvT vier kaarten mee. Met deze kaarten wordt de zelfevaluatie uitgevoerd. De zelfevaluatie vindt plaats met of zonder procesbegeleider tijdens het reflectiemoment. Het is aan de RvT om hier een keuze in te maken. In ieder geval worden tips en spelregels meegegeven voor een zorgvuldig en opbouwend reflectiemoment.

Interesse? Neem contact met ons op via het e-mail adres: info@cirkeltoezicht.nl of telefonisch:
Tessa: 06-11071098 of Astrid: 06-24251869.

In de afgelopen maanden hebben we ons verbaasd over een aantal publicaties waarin werd gemeld dat (culturele) organisaties zich aan de Governance Code Cultuur (GCC) hielden. Uit deze stukken werd dan niet of onvoldoende duidelijk dat de RvT een kritische houding had aangenomen. Naar onze mening is het naleven van een governance code meer dan het afvinken van een lijst. Vraag die dus over blijft: hoe leef je de gedragscode dan werkelijk na?

Afvinklijst

In een van de genoemde publicaties werd aan de hand van een checklist onderzocht of de organisatie zich aan de governance code hield. Dat werd gecheckt aan de hand van onder andere de volgende vragen:

• Is er een RvT?
• Is er een rooster van aftreden?
• Is de RvT als orgaan benoemd in de statuten van de organisatie?
• Is er een directiereglement?

Pas toe of leg uit

In de GCC wordt een heel belangrijk principe benoemd nl. “pas toe of leg uit”. Dit principe houdt in dat iedere organisatie de keuze heeft om een bepaalde regel toe te passen of niet. En als ze dat niet doet, dan is het de bedoeling dat wordt uitgelegd waarom niet.

Eigen verantwoordelijkheid

Een zog. normatief kader is wat de Governance Code Cultuur biedt voor goed bestuur en toezicht. Verantwoordelijk bestuurders en toezichthouders laten daarmee aan de buitenwereld zien wat de gangbare standaarden zijn voor goed bestuur. De code komt op geen enkele manier in de plaats van de eigen verantwoordelijkheid en kritische reflectie binnen organisaties. De code beoogt juist om naast het normatieve kader de kritische reflectie binnen en tussen bestuur en toezicht te stimuleren.

Relatie met de buitenwereld

De GCC heeft tot doel ook de relatie met de ‘buitenwereld’ te versterken. Daarom is het zaak publiek, financiers en stakeholders te informeren of en vooral hoe de code wordt toegepast.

Bewust omgaan met de code

De governance code is een instrument voor goed bestuur en toezicht. De code omvat het gehele besturingsproces: beleid, uitvoering, toezicht en verantwoording. De code helpt bestuurders en toezichthouders bewust te reflecteren op de vraag: ‘Hoe doen we het eigenlijk?’ en ‘Waarom doen we het zo?’. Het gaat er dus niet om of alle regels kunnen worden afgevinkt, maar of er sprake is van bewust handelen.

<a href=”http://www.freepik.com”>Designed by D3Images / Freepik</a>

Vanmorgen las ik in de krant: “De 41-jarige penningmeester van de atletiekvereniging ontvreemdde € 65.000 uit de verenigingskas.” Hoe is dit mogelijk? En waarom heeft niemand dit eerder ontdekt? Is ook dat de vraag die bij jou opkomt?
We lezen het bijna wekelijks in de krant.

Laat ik beginnen met 4 grote misverstanden rondom het penningmeesterschap van een (sport)vereniging of een stichting.

De penningmeester is de boekhouder.

Het kan inderdaad zo zijn dat de penningmeester de boekhouding van de vereniging of van de organisatie verzorgt. Dit hoeft echter niet! Het is heel goed mogelijk dat de boekhouding is uitbesteed aan een extern bureau of wordt uitgevoerd door een ander verenigingslid. De penningmeester is wel de persoon die toeziet op het goed uitvoeren van de boekhouding. De penningmeester heeft de verantwoordelijkheid voor het jaarlijks opstellen van een begroting en het correct uitvoeren van boekhoudkundige handelingen. Ook is zij verantwoordelijk voor het jaarlijks aanbieden van een financiële verantwoording aan de leden van de vereniging of aan het bestuur van de stichting.

De penningmeester is de enige die over de portemonnee beschikt

Het is heel erg wenselijk dat de organisatie over een eigen betaalrekening en spaarrekening op haar naam beschikt. En eventueel over een kleine kas. Betalingen verlopen niet via de privé betaalrekening van de penningmeester of een ander lid van de vereniging of het bestuur. Verplicht is het echter niet.
De rechten van het verrichten van betalingen kunnen worden verleend aan de penningmeester, de bestuursleden of andere leden van de vereniging of het bestuur. Het kan zelfs zo worden geregeld dat de penningmeester geen enkele betaling kan verrichten.

Wij, de overige bestuursleden, weten pas achteraf dat er geld is ontvreemd

Dit is een groot misverstand. Bij een vereniging of stichting is het belangrijk het ‘vier-ogen-principe’ toe te passen. Dit houdt in dat in geen enkel geval één persoon een verplichting kan aangaan en/of een betaling kan doen. In alle gevallen geven twee personen toestemming.

De penningsmeester is verantwoordelijk voor het verduisteren van de middelen

In de krant lijkt dit zo te zijn! De penningmeester heeft regelmatig privé uitgaven gedekt met middelen uit de kas van de organisatie. De penningmeester heeft hiervan geprofiteerd.
Dit is onjuist! Lees eens na in de statuten van jouw organisatie hoe het is geregeld met de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid! Door de rechten en verantwoordelijkheden niet goed te regelen en te borgen is het gehele bestuur in gebreke gebleven. Je kunt zelfs stellen dat gelegenheid is geboden voor misbruik en daarmee het ongewenste gedrag is uitgelokt. Oké, dit gaat misschien wat ver. Maar het is wel de vraag of alleen de penningmeester het tekort moet aanvullen.

Wordt vervolgd…

Wil je meer over weten over dit onderwerp en weten hoe je dit goed kunt regelen binnen jouw organisatie?
Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag!

Dat kan per mail: info@cirkeltoezicht.nl of telefonisch: Tessa 06 – 11 071 098 of Astrid: 06 – 2425 1869.