Continuïteitsrisico’s

Iedere organisatie heeft te maken met continuïteitsrisico’s. Het is belangrijk als bestuur minimaal jaarlijks stil te staan bij deze risico’s. Je kunt dit onderdeel uit laten maken van de jaarlijkse zelfevaluatie van het bestuur. Met elkaar inventariseer je de risico’s. Neem alles mee. Sluit aan de voorkant niets uit. Zo kun je als bestuur input vragen van je medewerkers en vrijwilligers. 
Na het benoemen van deze risico’s bespreek je met elkaar de beheersing van deze risico’s. Welke maatregelen nemen we? Wanneer? Wie zorgt voor de actie en wie bewaakt?

1.     Risico’s op het terrein van financiële positie

Bekijk met elkaar de jaarrekening. Hoe is het laatste boekjaar financieel afgesloten? Is er een positief exploitatieresultaat? Is er een gezond eigen vermogen? Kunnen we op korte en op (middel)lange termijn voldoen aan onze (financiële) verplichtingen?

Corona zal het resultaat van het laatst afgesloten boekjaar (deels) bepalen. Maar wat is de doorwerking? Hoeveel bezoekers zullen en kunnen wij de komende jaren ontvangen? Zijn het er meer omdat we vaker op vakantie gaan in eigen land? Of zijn het er minder omdat de rond te leiden groepen kleiner zijn? Wat is wenselijk? Of is het eigenlijk best prettig voor de begeleider en de bezoeker, dat de groepen kleiner zijn? Zijn er (langlopende) leningen? En zijn we in staat deze op tijd af te lossen?

Beheersmaatregelen / acties:

  • Bespreek de jaarrekening met elkaar. Niet alleen op het moment dat de jaarrekening wordt vastgesteld, maar ook op een later moment in het jaar. Zijn we financieel gezond? Kijk hierbij niet alleen naar de baten en lasten, maar ook naar de balans. Hoe hoog is het eigen vermogen? Zijn er voorzieningen gevormd om (eenmalige) kosten te financieren? Zijn er leningen en kunnen deze volgens plan worden afgelost?
  • Stel een realistische meerjarenbegroting op. Start bij het laatst afgesloten boekjaar en licht afwijkingen per jaar toe.

2.     Risico’s op het gebied van de inzet van medewerkers / vrijwilligers

De organisatie wordt gerund door betaalde en onbetaalde krachten. Is er voldoende ruimte om de betaalde krachten in dienst te houden? En hoe is de pool van onbetaalde krachten, de vrijwilligers, samengesteld?

Beheersmaatregelen / acties:

  • Bekijk als bestuur de samenstelling van de groep medewerkers, betaald en onbetaald, van de organisatie. Kijk hierbij naar leeftijd, beschikbaarheid en de samenstelling overall. Vertegenwoordigen we de doelgroep? Zijn onze medewerkers in staat het werk te doen wat van hen verwacht wordt? Is de groep voldoende beschikbaar?
  • Stel een scholingsplan op. Wat hebben medewerkers nodig om goed invulling te geven aan hun werkzaamheden? Denk hierbij naast het volgen van een opleiding ook aan de deelname aan een cursus, een webinar of met meelopen met een collega.

3.     Kennisborging en -overdracht

De medewerkers van de organisatie beschikken over kennis, kunde en ervaring. Belangrijk is deze goed te borgen. Veel kennis zit tussen de oren van medewerkers. Het is belangrijk dat kennis niet verloren gaat als een medewerker de organisatie (onverwacht) verlaat.

Beheersmaatregelen/acties:

  • Zorg voor procesbeschrijvingen en instructies. Denk hierbij aan veiligheidsinstructies, het opmaken van en het proces van bespreking van de jaarrekening, beheer en behoud van de collectie, het klantenbestand.
  • Zorg dat het maken van back-ups goed geregeld is. We werken veelal in ‘The Cloud’, wat het maken van back-ups vereenvoudigd / automatiseert.

4.     Huisvesting

De organisatie is gehuisvest in een gebouw. Wie is eigenaar van het gebouw? Is er een meerjaren onderhoudsplan? En zijn de kosten van dit plan vertaald in de meerjarenbegroting?

Beheersmaatregelen/acties:

  • Bekijk de huurovereenkomst indien er sprake is van huur. Wat is de looptijd van de overeenkomst? Bespreek of het wenselijk is de overeenkomst te verlengen aan het einde van de looptijd. Zijn er risico’s dat dit niet mogelijk is?
  • Actualiseer het meerjaren onderhoudsplan en maak een financiële vertaling. Neem deze op in de meerjarenbegroting en ga na of er (voldoende) dekking is.

Wil jij hulp bij het bepalen van de risico’s voor jouw organisatie? Dan kun je gerust contact met ons opnemen. Dat kan heel simpel door het sturen van een email aan: astrid@cirkeltoezicht.nl of tessa@cirkeltoezicht.nl.

Kun je wel wat ondersteuning gebruiken bij de jaarlijkse Zelfevaluatie? Denk dan eens aan ons Zelfevaluatiespel of de Vragenlijst voor de zelfevaluatie van bestuur/RvT. Ze zijn allebei gemaakt om zelfstandig te gebruiken als bestuur of RvT. 

Kijk als bestuur eens in de spiegel

Foto: Marianne Mercado
foto: Marianna Mercado

Speciaal voor culturele bestuurders is de Governance Code Cultuur ontwikkeld. Deze code is een leidraad om integer en verantwoord te besturen. Met het volgen en toepassen van de code laat je als bestuurder zien dat je je op een integere en zorgvuldige wijze inzet om de maatschappelijke doelstellingen van jouw organisatie te realiseren. 

De Code die tot 2019 van toepassing was ging nog uit van het principe ‘Pas toe óf leg uit’.De herziene Code 2019 gaat uit van het Principe ‘Pas toe én leg uit’.

De code onderscheidt 8 principes en ieder principe heeft een aantal aanbevelingen.

Deze aanbevelingen geven invulling aan de diversiteit van de sector. Aan een grote culturele instelling, met een hoge jaarlijkse omzet en bezoldigde medewerkers, worden andere eisen gesteld dan aan een culturele organisatie waarbij naast het bestuur ook de medewerkers onbezoldigd zijn. Wij maken bewust geen onderscheid in ‘professionele’ en ‘niet professionele’ organisaties Ook organisaties die volledig worden gerund door vrijwilligers zijn professioneel Én ook voor hen geldt de Governance Code Cultuur. 

Een van de aanbevelingen van de Governance Code Cultuur is het jaarlijks uitvoeren van een zelfevaluatie van het bestuur of de Raad van Toezicht van de organisatie. In het bestuur-model, waarbij onbezoldigde bestuurders het bestuur vormen, gaat het om het evalueren van de werkwijze van het bestuur als bestuurder entoezichthouder. Bij een organisatie met een Raad van Toezicht met een directeur-bestuurder gaat het om de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht. 

Wie nemen deel?

Het is belangrijk dat het volledige bestuur of de Raad van Toezicht deelnemen aan de evaluatie. Eventueel kan een secretarieel-ondersteuner aansluiten om de verslaglegging te verzorgen. Voor alle leden is het op deze manier mogelijk om inhoudelijk deel te nemen aan de evaluatie. 

Waar wordt de evaluatie gehouden?

De zelfevaluatie kan gehouden worden in de ruimte waarin de bestuursvergaderingen normaal ook plaats vinden. Als er wordt gekozen voor een andere locatie, worden deelnemers eerder uit hun comfortzone gehaald. Daarbij is de kans op andere gesprekken dan gebruikelijk een stuk groter.

TIP: infomeer bij bevriende organisaties of zij ook een zelfevaluatie houden. U kunt dan afspreken op elkaars locatie de zelfevaluatie te houden.

Wanneer houden we een zelfevaluatie?

De zelfevaluatie wordt jaarlijks uitgevoerd. Kies hiervoor een periode waarin de bestuurlijke agenda minder vol is. In het voorjaar staan de jaarrekening van het laatst afgesloten boekjaar en de begroting van het volgende jaar op de bestuurlijke agenda. Kies voor het houden van de zelfevaluatie bij voorbeeld de maand september. De zomer is voorbij. Iedereen is weer opgeladen en kijkt met frisse blik naar de organisatie.

En waarover heb je het dan?

Tijdens de zelfevaluatie sta je stil bij de manier waarop er met elkaar wordt bestuurd. Het gaat vooral niet over operationele taken maar om de bestuurlijke. Hebben wij de juiste kennis in huis om te besturen? Weten wij wat er in de markt speelt? Zijn wij op de hoogte van de marktontwikkelingen en zijn wij voldoende innovatief? Hoe staat het met ons netwerk? Hebben wij, als bestuurder en toezichthouder, de juiste stakeholders in ons netwerk? En hoe staat het met onze diversiteit en inclusie? Vertegenwoordigen wij de doelgroep van onze organisatie?

Hoe vergaderen wij? Is er een agenda, en vergaderstukken? Pakt de voorzitter zijn of haar verantwoordelijkheden goed op?

Terug naar de Code

De herziene Code schrijft voor dat vanaf 2019 de zelfevaluatie eenmaal per 3 jaar onder externe begeleiding plaatsvindt. Dit kan in verschillende varianten.

Zo biedt St. Cirkeltoezicht 3 varianten aan, te weten: brons, zilver en goud.

In de zomermaanden hebben we een speciale actie. 

Heb je vragen of interesse in het aanbod van St. Cirkeltoezicht?Stuur ons een mail: info@cirkeltoezicht, of neem telefonisch contact met ons op: Tessa: 06-11071098 of Astrid: 06-24251869. 

Zelfevaluatie: Functioneringsgesprek met de directeur

 

Functioneringsgesprek

De zelfevaluatie van de Raad van Toezicht

In deze serie vertellen wij over de zelfevaluatie van Raden van Toezicht en besturen – het reflectiemoment – die plaats hebben gevonden onder begeleiding van Cirkeltoezicht. Uiteraard is iedere casus geanonimiseerd en zijn de namen fictief. Vandaag

Deel 2: Verhouding met de directeur: het functioneringsgesprek

 

Chantal legt de kaart ‘Verhouding met de directeur: functioneringsgesprek met de directeur’ op tafel en leest Continue reading “Zelfevaluatie: Functioneringsgesprek met de directeur”

Zelfevaluatie: Regie op informatie

Zelfevaluatie: Agenda en stukken

De zelfevaluatie van de Raad van Toezicht

In deze serie vertellen wij over de zelfevaluatie van Raden van Toezicht en besturen – het reflectiemoment –  die plaats hebben gevonden onder begeleiding van Cirkeltoezicht. Uiteraard is iedere casus geanonimiseerd en zijn de namen fictief. Vandaag

 

Deel 1: Vergaderen: de agenda en stukken

Marjolein legt de kaart ‘Voorzitter: agenda en stukken’ op tafel en leest de tekst van de kaart voor. Continue reading “Zelfevaluatie: Regie op informatie”

Het Zelfevaluatie spel

Het Zelfevaluatiespel

Veel organisaties met een bestuurders- of Raad van Toezicht-model, vinden het moeilijk om een zogenaamde zelfevaluatie te houden.

Waarom?

Een zelfevaluatie is van belang om het functioneren van het bestuur/de Raad van Toezicht (RvT) en het functioneren van de individuele leden te bespreken. Met andere woorden, je stelt elkaar de vraag of het beter kan. En zo ja, hoe dat dan vormgegeven kan worden.

Voordelen

Dit levert voor de organisatie een aantal voordelen op:

  • Je houdt elkaar scherp.
  • Er ontstaat een gemeenschappelijke opvatting over wat goed toezicht is.
  • Ingesleten patronen in het besturen zullen minder voorkomen.
  • Verbeterpunten worden bepaald en werkelijk opgepakt.

Dat alles zal tot een verdere professionalisering leiden van de organisatie en haar bestuur.

Gemakkelijker

Om dat proces te vergemakkelijken en wat luchtiger het onderwerp te bespreken, heeft Stichting Cirkeltoezicht het Zelfevaluatiespel ontwikkeld. Met, of zonder, begeleiding kunnen organisaties met dit spel tot een goede zelfevaluatie komen.

Het spel

Het spel gaat over de zelfevaluatie van bestuur of RvT. Het gesprek is zelforganiserend; jullie faciliteren zelf het gesprek van begin tot eind. Met het spelen van het spel bepaal je samen de koers van de organisatie voor de toekomst en vertaal je deze in concrete actie(s). Het spel helpt bij de zelfevaluatie zonder dat er een agenda opgesteld hoeft te worden. Het trekt iedereen uit zijn of haar comfortzone.

Doel

Het uiteindelijke doel van het spel is om elkaar naar een hoger plan te trekken. Door met elkaar het gesprek aan te gaan over wat goed gaat en wat beter kan, weet iedereen waar het bestuur of de RvT staat. Dat komt de mensen in bestuur/RvT ten goede en de organisatie!

Investering

Het Zelfevaluatie spel is te verkrijgen voor € 39,95. Dit is inclusief verzendkosten en exclusief 21% BTW.

Bestellen

Het spel kun je bestellen door het zenden van een email aan info@cirkeltoezicht.nl. Geef in je mail aan hoeveel spellen je wilt aanschaffen en naar welk adres het spel mag worden gezonden. We sturen je dan een factuur. Na ontvangst van de betaling verzenden wij het spel.

Betalen kan ook via deze button:





Stuur ons wel een mail met de naam van jouw organisatie en het adres, zodat het spel direct na ontvangst van de betaling naar je kan worden toegezonden!


Het Zelfevaluatie spel is ook onderdeel van onze Zelfevaluatie trajecten brons, zilver en goud.
Wil je meer weten over deze trajecten? Kijk dan op deze pagina.
Heb je andere vragen? Wij beantwoorden ze graag!

De zelfevaluatie: brons, zilver en goud

Stichting Cirkeltoezicht biedt op een laagdrempelige wijze ondersteuningbij de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht (RvT) of het bestuur. Tijdens de zelfevaluatie kijkt het bestuur of RvT in de spiegel:

  • Hoe functioneert het bestuur of de RvT?
  • Hoe wordt met elkaar samengewerkt?
  • Welke rol spelen de stakeholders?
  • Hoe is de samenstelling van onze RvT en/of bestuur?

Cirkeltoezicht biedt 3 varianten voor de zelfevaluatie van het bestuur of RvT:

Brons

(op afstand)

De individuele leden van bestuur of RvT ontvangen een vragenlijst. Wij verzamelen de antwoorden op de vragen. De antwoorden leveren input voor de stellingen die Cirkeltoezicht aanlevert. Hiermee voert bestuur of RvT zelf de evaluatie uit.

Onderwerpen die aan bod komen zijn:

Zilver

(meest gekozen)

Variant Brons + Cirkeltoezicht begeleidt de zelfevaluatiesessie. Na afloop levert Cirkeltoezicht een feedback rapport op. Bestuur of RvT werken op basis hiervan de zelfevaluatie verder uit.

Uw investering:
Zelfevaluatie variant- Zilver: € 3.575 exclusief 21% BTW.

Goud

Variant Zilver + Cirkeltoezicht woont voorafgaand aan de zelfevaluatie een bestuursvergadering bij. Hierbij wordt vooral gelet op de interactie en onderlinge communicatie. Dit levert input voor de stellingen tijdens de zelfevaluatie. E.e.a. is aanvullend op de individueel ingevulde vragenlijsten van de bestuurs-, of RvT-leden .

Uw Investering:
Zelfevaluatie variant- Goud: € 4.195 exclusief 21% BTW.

Heb je interesse? Of zijn er nog vragen? Je kunt ons bereiken via het volgende e-mailadres: info@cirkeltoezicht.nl

Of telefonisch:

Tessa Augustijn:           06-11071098

Astrid van der Starre:  06-24251869