Waar denk je dat in organisaties de meeste klachten over te horen zijn? Vergaderingen! Veel van onze tijd wordt erdoor verspild. Ook bij vergaderingen van besturen en Raden van Toezicht kan vaak nog wel het een en ander aan effectiviteit worden verbeterd. In dit blog tips om tot betere vergaderingen te komen.

Voorbereiding

Veel slechte vergaderingen ontstaan door slechte planning door de organisator en gebrek aan betrokkenheid bij de deelnemers. Hoe bereid je je goed voor op een vergadering?

• Bepaal de doelstellingen en de gewenste uitkomsten of resultaten. Wat probeer je te bereiken met deze specifieke vergadering?
• Beoordeel vóór het uitschrijven van de vergadering, of het resultaat ook op een andere manier kan worden behaald. Denk dan bijvoorbeeld aan een paar ‘1-op-1’ telefoontjes of e-mails.
• Bepaal welke onderwerpen behandeld moeten worden en de best mogelijke indeling van de agenda voor de bespreking van de diverse onderwerpen. Bedenk daarom van tevoren welk resultaat je aan het einde van de vergadering wilt hebben bereikt.
• Schat de lengte van de vergadering in. Deelnemers moeten weten hoeveel tijd ze nodig hebben voor de vergadering.
• Maak een agenda die zorgvuldig is opgesteld qua onderwerpen en behandeltijd.
  • Geef bij ieder onderwerp start- en stoptijden aan.
  • Zorg voor een lijst met gastsprekers en hun expertise, indien van toepassing.
  • Zorg dat iedere deelnemer zijn of haar rol kent en wat er van hen wordt verwacht. Zo kunnen zij alle relevante gegevens verzamelen die ze voor de vergadering nodig hebben.
  • Bereid een gestructureerde discussie voor; bepaal het doel, de onderwerpen en de richting van de vergadering.
• Zorg dat de deelnemers de agenda ruim van tevoren ontvangen. Dan kunnen ze de vergadering goed inplannen in hun eigen agenda en zich goed voorbereiden.
• Maak – als dat mogelijk is – gebruik van meerdere tools en activiteiten om de vergadering productief en leuk te maken.

De fysieke bijeenkomst

• Zorg voor een fysieke omgeving die comfortabel en groot genoeg is (o.a. in verband met Corona) en die het doel dient.
• Creëer een warme en aantrekkelijke sfeer die bevorderlijk is voor interactie.
• Zorg voor passende versnaperingen. [Let op: hoe meer suikerhoudend de tussendoortjes zijn, hoe sneller de energie weglekt!]

Start de vergadering

• Communiceer het doel en de gewenste resultaten aan alle deelnemers.
• Wijs een notulist aan voor zover deze nog niet standaard bij de vergaderingen aanwezig is.
• Verduidelijk het gewenste type deelname en interactie. Bijvoorbeeld: eerst een algemene uiteenzetting door de portefeuillehouder waarna iedereen eerst verduidelijking kan vragen. Pas daarna volgt de ronde waarin om een beslissing wordt gevraagd.
• Stel basisregels vast voor zover dat nog niet is gedaan:
  • Wanneer (na welk agendapunt) of hoe laat de vergadering is afgelopen.
  • Hoe elk lid wordt gehoord.
  • Hoe conflicten worden opgelost.
  • Wat er van elk lid wordt verwacht.
  • Hoe ga je om met vertrouwelijke onderwerpen.
• Laat als voorzitter zien dat je de ideeën, meningen en vragen van anderen waardeert.

De vergadering leiden

• Neem de tijd om verhalen te vertellen en aan te horen. Wees creatief in hoe je ze deelt.
• Omschrijf en verduidelijk kernideeën.
• Vraag actief naar de verschillende standpunten en bescherm nieuwe ideeën die opkomen.
• Gebruik brainstormtechnieken.
• Noteer ideeën en notities op een flip-over:
  • Gebruik hiervoor felle kleuren en gedurfde vormen.
  • Wissel afbeeldingen en tekst geregeld af.
  • Belangrijke punten benadruk je door ze op te sommen.
  • Laat tijdens de vergadering alle flip-overs hangen. Dan kan er gemakkelijk naar worden terugverwezen.
  • Geef de flip-overs aan het einde van de vergadering mee aan de notulist. Dan kunnen ze in de notulen worden verwerkt.
• Stel open vragen om ieders inbreng aan te moedigen.
• Houd de focus op ideeën en doelstellingen, niet op mensen.
• Wijs vervolgstappen toe tijdens de vergadering. En maak van alle vervolgstappen specifieke opdrachten.
• Blijf gefocust op de agendaonderwerpen. Dwaal niet van het onderwerp af of laat je niet afleiden.

Hou de vergadering gefocust en in beweging

• Zorg dat de benodigde informatie en gegevens tijdens de vergadering worden gedeeld en besproken. Zorg ervoor dat mensen worden gehoord.
• Laat de deelnemers de inhoud dragen; als voorzitter begeleid jij het proces.
• Erken en bekrachtig constructieve bijdragen.
• Gebruik de agenda om op koers te blijven.
• Varieer het tempo: versnellen, vertragen, pauzeren en wissel hiertussen.
• Hou de groep op de hoogte van waar ze zich in het proces / de agenda bevinden.
• Vat met enige regelmaat de belangrijkste punten samen en vraag om instemming.
• Help de groep consensus te bereiken en conclusies te trekken.

De vergadering sluiten

• Help de groep te beslissen over de volgende stappen.
• Beoordeel de toegewezen vervolgstappen. Zorg ervoor dat elke persoon weet welke taken hij moet uitvoeren. Zorg ervoor dat iedereen van ‘vergaderen’ naar ‘doen’ gaat.
• Sluit af met een samenvatting van de genomen beslissingen.
• Dank de leden hartelijk voor hun deelname en bijdragen.

Follow-up (vervolgstappen of actiepunten)

• Evalueer de bijeenkomst. Wat werkte? Wat moet worden verbeterd?
• Maak met behulp van de notulen en jouw indrukken een document dat de vergadering duidelijk beschrijft. Gebruik opmerkingen, vragen, kritiek en inzichten om de kwaliteit van het document te verbeteren.
• Zorg voor verspreiding van het document onder alle deelnemers en eventuele andere personen binnen de organisatie die op de hoogte moeten zijn van de genomen beslissingen.
• Bewaak de voortgang van de vervolgstappen.

 

Wil je vaker tips ontvangen over beter besturen? Meld je dan aan voor ons Bestuursbericht. Dat komt 4 tot 6 keer per jaar uit.