De functie van secretaris is binnen een bestuur en Raad van Toezicht een belangrijke functie. Meestal is zij of hij verantwoordelijk voor de verslaglegging van de besluiten die genomen zijn tijdens de vergadering.

Veelheid aan taken

Veelal doet een secretaris meer. In de cyclus van een vergadering komen de volgende taken aan de orde:

• Voorbereiden van de vergadering samen met de voorzitter
  De voorzitter stelt in samenspraak met de secretaris de agenda op.
• Zorgen voor de juiste informatie en documentatie voor de vergadering
  Bij een agendapunt dat onderliggende stukken vereist, zorgt de secretaris dat hiervoor de juiste documenten worden aangeleverd.
• Versturen van uitnodigingen
  Voor een vergadering stuurt de secretaris de agenda met bijbehorende stukken aan de deelnemers. En ook als er naast het bestuur of RvT mensen worden uitgenodigd, is de secretaris degene die dat regelt.
• Het maken van een verslag of notulen van de vergadering
• Het verspreiden van de notulen of het verslag
  In een meest ideale situatie worden de notulen of het verslag zo snel mogelijk na de vergadering al verzonden.
• Het in de gaten houden, veelal mede namens de voorzitter, van zaken die spelen en de opvolging van actiepunten
• Het schrijven van brieven en andere stukken namens (of voor) de organisatie
• Coördinatie van emailverkeer

Ondergewaardeerd?

De functie van voorzitter is in veel gedragscodes beschreven, die van secretaris is veelal niet en daarmee onderbelicht. De secretaris is degene die zorgt dat de radertjes in de organisatie goed blijven lopen. Een goede secretaris is dan ook van groot belang!

De ideale persoon

Een goede secretaris moet kunnen lezen en schrijven met de voorzitter. Als de voorzitter met een leuk voorstel komt, is het aan de secretaris om dat voorstel te toetsen op het vastgestelde beleid. Een secretaris is idealiter iemand die gestructureerd werkt en in structuren denkt. Punctueel en systematisch zijn moet in haar of zijn bloed zitten.

Alles zelf doen?

Een secretaris moet ook iemand zijn die kan delegeren. Want het grootste risico dat je loopt als secretaris is om de vergaarbak te worden van alle ideeën, klussen en klusjes. Daarvoor kun je dan misschien op zoek naar een secretaresse.