Bij iedere vergadering van een bestuur of Raad van Toezicht horen notulen gemaakt te worden. Je wilt immers terug kunnen halen hoe de besluitvorming heeft plaatsgevonden. En bij eventuele vragen of onduidelijkheden op iets kunnen terugvallen. De notulist heeft daarmee een stevige positie in de besluitvorming die niet zonder risico’s is.

Macht

“De pen is machtiger dan het zwaard” is zo’n mooi oud gezegde. Het komt erop neer dat woorden meer teweegbrengen dan wapens. De penvoering voor de notulen is dan ook een belangrijk onderdeel van de besluitvorming. En degene die pen voert, heeft een bijzonder machtige rol. Notulen kunnen immers gemanipuleerd worden. En als het bestuur of de RvT over het algemeen de notulen zonder ze goed na te lezen accordeert, dan staan de besluiten vast zoals opgeschreven.

Penvoering

Notuleert dezelfde persoon binnen jouw bestuur of Raad van Toezicht altijd de vergaderingen? Heb je je dan wel eens afgevraagd of diegene altijd hetzelfde belang dient als de rest van de organisatie?
Een notulist uit de eigen organisatie is niet altijd neutraal ook al zal die intentie er vast wel zijn.

Onhoudbaar

Ik ken RvT’s waar het gewoonte is dat de directeur-bestuurder de vergaderingen notuleert. En vergelijkbare situaties bij besturen waar de coördinator dat doet. Als bestuur en RvT moet je je wel realiseren dat het belang van de directeur-bestuurder of coördinator niet hetzelfde is als dat van de RvT of het bestuur. En daarmee wordt de positie van notulist eigenlijk onhoudbaar.

Voorkomen

Samen ben je als RvT of bestuur verantwoordelijk voor een objectieve verslaglegging. Als je persoonlijke betrokkenheid wilt voorkomen, is het kiezen voor een notulist ‘van buiten’ een goede optie. Diegene heeft immers geen betrokkenheid bij de uitkomst van de vergadering.

Eigen bijdrage

Ook is het goed om stil te staan bij de bijdrage die een notulist ‘uit de eigen gelederen’ kan leveren. Als notulist moet je opschrijven wat er tijdens de vergadering aan argumenten wordt gewisseld. Als je daarnaast ook actief moet bijdragen aan de discussie, zal de verslaglegging daaronder lijden. En andersom. Je kunt geen goede inhoudelijke bijdrage leveren als je ook de vergadering goed moet notuleren. Oplossing kan dan zijn om in de vergadering twee notulisten aan te wijzen.