Hoe krijgt de directeur-bestuurder de Raad van Toezicht (RvT) die hij of zij verdient? De RvT fungeert als sparring partner van de directeur, voor de stip op de horizon, bij beleidsvorming en in lastige situaties.
Welke spelers sturen bij, op de weg naar sterk toezicht?
De Raad van Toezicht zelf
Jaarlijks heeft de RvT het eigen reflectiemoment, de zogenaamde zelfevaluatie. Het moment waarop zij zelf in de spiegel kijkt. Hoe functioneren wij als RvT? Hebben wij het met elkaar over de juiste dingen? Op welke wijze spreken wij elkaar aan en hebben wij de juiste kennis in huis?
TIP: Geef als directeur-bestuurder de RvT input voorafgaand aan het reflectiemoment.
De subsidieverstrekker
De subsidieverstrekker ontvangt de formele verslaglegging van de organisatie waaraan de subsidie wordt verstrekt. De jaarrekening wordt gecontroleerd door de accountant en de beleidsjaarrekening wordt door de RvT goedgekeurd. Het siert de subsidieverstrekker verder te kijken dan alleen de formele verslaglegging.
TIP: Geef als subsidieverstrekker per jaar een extra verantwoordingselement mee. Bij voorbeeld om te rapporteren over het rooster van aftreden.
De burger
Wie is de lezer van het jaarverslag? De burger als klant of als ‘vriend / donateur van de organisatie’. Krijgt de klant de waarde die hij verdient en wordt de donatie van de vriend op een zorgvuldige wijze aangewend? De burger vindt het jaarverslag op de website van de organisatie.
TIP: Laat ook de klant en een ‘vriend van de organisatie’ aan het woord in de beleidsjaarrekening. Dit nodigt uit tot het lezen ervan.
De accountant
De accountant onderzoekt tijdens de jaarlijkse controle of de samenstelling van de RvT is beschreven in de beleidsjaarrekening. De accountant ziet erop toe dat de organisatie voldoet aan de Wet Normering Topinkomens voor de beloning van de directeur-bestuurder en de fee voor de Raad van Toezicht.
TIP: Het siert de accountant indien zij kritisch is op het rooster van aftreden van de RvT. Is een rooster van aftreden beschikbaar en wordt dat ook nageleefd? Op welke wijze?
De directeur-bestuurder
Jaarlijks vindt het functioneringsgesprek plaats met de directeur-bestuurder. De directeur is vrij feedback te geven aan de voorzitter en plv voorzitter over het functioneren van de RvT. Hoe verlopen de vergaderingen? Hoe vindt de agendavorming plaats? Neemt de voorzitter voldoende haar of zijn verantwoordelijkheid bij de voorbereiding van de agenda? Zijn de leden voorbereid, worden de agendastukken goed gelezen?
TIP: Plan het feedback moment in de jaaragenda van de RvT en het periodieke afstemmoment tussen de voorzitter RvT en directeur-bestuurder.
De (keten)partners
Ketenpartners willen weten met wie zij zaken (gaan) doen. Partners raadplegen hiervoor, naast de gesprekken met de vertegenwoordigers van de organisatie, ook documentatie. Documentatie is te vinden op de website van de desbetreffende organisatie. Het meerjarenbeleidsplan, de statuten en de beleidsjaarrekening van het afgelopen jaar. Waar staat de organisatie voor, wat zijn de doelen en hoe worden deze gerealiseerd? Zijn risico’s te benoemen en hoe wordt hierop ingespeeld?
TIP: Zorg dat er geen belangenverstrengeling optreedt bij het benoemen van leden van de RvT waar het partners betreft.
