Maak kans op een Zelfevaluatiespel

15 sep , 2019 0 Comments Geen categorie besturen, MVO, toezicht, voorzitter, Zelfevaluatie

Doe nu mee!

Heeft jouw bestuur of RvT moeite om in de spiegel te kijken en zichzelf te evalueren? In de maand oktober verloot Cirkeltoezicht twee maal een Zelfevaluatiespel.

Het spel

Wil je een keer uit de normale gang van zaken stappen en kijken hoe je als bestuur of Raad van Toezicht functioneert? Dan is ons Zelfevaluatiespel een uitkomst!

Aan welke vragen moet je dan denken?
– Wat zijn relevante nevenfuncties?
– Wanneer is er sprake van belangenverstrengeling?
– Op wat voor manier gebruiken we onze nevenfuncties?
– Houden we ons aan het rooster van aftreden?
– Etc., etc.

Het spel helpt bij de zelfevaluatie zonder dat er een agenda opgesteld hoeft te worden. Het trekt iedereen uit zijn of haar comfortzone.

Ja, ik doe graag mee met de verloting van het Zelfevaluatiespel. Ik begrijp dat met het meedoen aan deze loting ik mijn gegevens bij St. Cirkeltoezicht achterlaat. Zij mogen mij hun ‘Bestuursbericht’ toesturen waarmee ik regelmatig op de hoogte blijf van bestuurlijke ontwikkelingen. Afmelden voor het ‘Bestuursbericht’ kan te allen tijde.

Vind je het toch nog lastig om als bestuur bepaalde onderwerpen te bespreken? Wij begeleiden besturen en RvT’s. Neem hiervoor contact met ons op.

Wil je meer weten over zelfevaluaties? Kijk dan op deze pagina.

Charlie Ortega

 

Stichting Leergeld Den Haag | © Verkijk

 

In onze zoektocht naar rolmodellen voor een grotere diversiteit bij Raden van Toezicht en binnen besturen, zijn wij op zoek gegaan in ons eigen netwerk.

Een van de vrouwen die door ons als rolmodel wordt gezien, is Charlie Ortega. Charlie is 52 jaar en woont met haar gezin in Den Haag. Charlie is directeur van Stichting Leergeld.

Welke bestuurs- of toezichtfunctie(s) bekleed je?

“Ik ben directeur van Stichting Leergeld. Door onze stichting krijgen kinderen kansen om deel te nemen aan binnen- en buitenschoolse activiteiten. Wij bieden verstrekkingen in natura, zoals een fiets, computer, schoolspullen of winterkleding en daarmee een springplank, waardoor ze opbloeien, kennis en vaardigheden ontwikkelen en eigenwaarde krijgen.

Daarnaast ben ik lid van de Raad van Commissarissen van Haag Wonen. Haag Wonen is één van de drie grotere woningcorporaties in Den Haag en is er voor mensen met een bescheiden inkomen. Een op de tien mensen in Den Haag woont in een woning van Haag Wonen. Dit is de doelgroep waar ik graag voor en mee werk, kinderen en inwoners van Den Haag die ondersteuning kunnen gebruiken.”

Quote Charlie: “Wees niet te perfectionistisch ingesteld. Begin met een 6,5, dan komt de 8 vanzelf!”

Wanneer had je jouw eerste functie als (eind)verantwoordelijke?

“Ik ben als ondernemer begonnen, op jonge leeftijd. In VWO 5 ben ik blijven zitten. Ik was ouder dan mijn klasgenoten. Door het zittenblijven ging het voor mijn gevoel allemaal veel te langzaam. VWO 6 heb ik in het avondonderwijs gevolgd en overdag begon ik met ondernemen. Voorwaarde van mijn ouders was dat ik het VWO met diploma zou afmaken.

Mijn moeder onderneemt ook en samen met mijn zus hebben we 4 ondernemingen opgezet op het gebied van lifestyle, horeca en kleding. Onze bedrijven liepen goed. Ik ben 15 jaar ondernemer geweest. Maar ik begon iets te missen. Ik miste de maatschappelijke component. Maatschappelijk verantwoord ondernemen was in die tijd nog geen hype zoals dat nu wel het geval is. Ik wilde meer gaan betekenen voor de wereld en daarom ben ik in Leiden Ontwikkelingssociologie gaan studeren. Mijn specialisatie was gendervraagstukken. Mijn opleiding heb ik zelf gefinancierd met de inkomsten uit het ondernemerschap.”

Over welke periode hebben we het dan?

“Het is dan medio jaren negentig. Nederland, en zeker ook Den Haag, wordt een multiculturele samenleving. Het integratiebeleid van Kok was mislukt. Integratie werd een issue. Omdat ik in een multiculturele wijk van Den Haag woon, besefte ik toen dat ik wel naar het buitenland kon gaan maar dat er in mijn eigen land ook een groot vraagstuk lag.”

Wat is je eerste baan in loondienst geweest na je ondernemerschap?

“In 2000 werd ik projectmanager bij een centrum voor emancipatie in Den Haag. Al in 2002 werd ik directeur van deze mooie organisatie. In 2012 kreeg onze organisatie de opdracht van de gemeente Den Haag om te fuseren met drie andere maatschappelijke organisaties. Het fusietraject was heel leerzaam. We kregen een grote bezuinigingsopgave mee van de gemeente. Verschillende organisatieculturen komen samen, wat niet zonder weerstand kan gaan.

Voor die nieuwe organisatie werd een directeur van buiten aangetrokken. Ik twijfelde of ik mee wilde gaan omdat ik geen directeur meer zou zijn. Ik heb ervoor gekozen om toch mee te gaan naar de nieuwe organisatie. Het was het moment van de omwenteling van de WMO, een heel leerzaam traject. De nieuwe organisatie is een mooie, grote organisatie die zich bezighoudt met maatschappelijke thema’s in Den Haag. Het heeft mij in zes jaar veel gebracht als adjunct-directeur. Na deze periode stond ik open voor een nieuwe uitdaging.”

Welke bestuursfunctie(s) bekleed je nog meer?

“Ik ben sinds 2018 lid van de Raad van Commissarissen van Haag Wonen. Dat is mijn eerste commissariaat. Het is een bezoldigde, toezichthoudende functie met een heel strenge selectie.” Charlie begint te lachen. “Wij zeggen bij Haag Wonen wel: je wordt makkelijker Minister President dan commissaris van een woningbouwcorporatie. Het selectieproces duurt vier maanden. Je krijgt een competentieonderzoek. De STAR-methode wordt toegepast(red: STAR is een interviewtechniek). Je krijgt een Fit en Proper-test en uiteraard moet je een VOG aanvragen. Niet iedereen komt erdoorheen.. Er wordt na benoeming ook veel gedaan aan permanente educatie. Wij werken met de verplichte PE-punten.”

Jij draagt bij aan de diversiteit van deze RvC. Heeft je dat geholpen?

“Deels wel. Ik ben gevraagd omdat ik de doelgroep ken en inderdaad een kleurtje heb. Maar ook ik heb het selectieproces moeten doorlopen en ben het met succes doorgekomen. Het is belangrijk dat het bestuur de doelgroep kent en vertegenwoordigt! Als directeur vertegenwoordig ik de organisatie en doelgroep op netwerkbijeenkomsten. Dat maakt mij zichtbaar en zorgt ervoor dat ik gevraagd word voor bestuursfuncties en toezichthoudende functies.”

Een commissariaat bij een woningbouwcorporatie is een bezoldigde functie. In de culturele sector is dit ‘not done’. Hoe kijk jij hiernaar?

“Een woningbouwcorporatie is een miljardenbedrijf. Het is een pittige portefeuille en een commissariaat vraagt veel van je: het bijwonen van vergaderingen, weten wat er speelt en de relevante wet- en regelgeving bijhouden. Zodra een functie onbezoldigd is, maak je onbewust andere keuzes. Als er nu een spoedvergadering overdag is, ben ik erbij. Dit kun je niet altijd verwachten van een onbezoldigde bestuursfunctie.”

Zijn er veranderingen tussen nu en 3 jaar geleden die jij belangrijk vindt?

“Na het ‘derivaten debacle’ is er enorm geïnvesteerd in een nieuwe Woningwet. Deze wet is belangrijk. Wat mij betreft mogen andere codes voor maatschappelijke organisaties ook concreter worden. De Governance Code Cultuur hanteert het principe ‘pas toe óf leg uit’. Heel vaak wordt niet eens de moeite genomen om afwijkingen uit te leggen. Bijvoorbeeld als het gaat om diversiteit!”

Wat breng jij als persoon in relatie tot je werk?

“Absoluut mijn ervaring als ondernemer. Dat is ook de reden dat ik direct opviel bij mijn eerste werkgever. Ik neem verantwoordelijkheid voor het geheel en niet alleen voor mijn stukje. Ja, onderschat je enorme skills niet als ondernemer! Hahaha. Ik geef dit ook mee aan ondernemers die, om wat voor reden dan ook, bij een bedrijf solliciteren: benoem je ondernemer skills in je motivatiebrief!”

Hoe is jouw verhouding als directeur met je bestuur?

“Een goede relatie tussen bestuur en directeur is erg belangrijk. Rollen horen duidelijk te zijn. Want waar ligt het mandaat? En als dit vastligt dan handel je ernaar en heb je respect voor elkaars keuzes. Mijn bestuur zat er in het begin dicht op. Zo was er een dag per week een onbezoldigd bestuurslid op kantoor.

Ons bestuur en toezicht is in transitie. Het bestuur komt meer op afstand te staan. Ik krijg als directeur meer ruimte. Dat is duidelijker voor het netwerk en onze medewerkers. We hebben een bestuursreglement opgesteld en een directiereglement. We maken afspraken over de samenwerking en de invulling van de werkgeversrol. De toepassing van de Governance code publiceren we in het jaarverslag en op de website. Het bestuur werkt met een rooster van aftreden en werkt toe naar verjonging. Verlenging van de zittingsduur vindt bij ons niet automatisch plaats.

Wij hebben op dit moment 3 heel jonge bestuursleden. Het zijn echte high potentials; een van 16 en twee van begin van 20 jaar oud. Dat werkt heel verfrissend. Belangrijk is dat je ook als bestuur de doelgroep vertegenwoordigt.”

Wat is jouw levensmoto?

“De uitspraak van Pippi Langkous ‘Ik heb het nog nooit gedaan dus ik denk dat ik het wel kan’. Ja, zo sta ik ook in het leven. Mijn voorbeeld hierbij is mijn moeder: altijd ondernemer geweest en slechts 1,58 meter lang. Als je klein bent, moet je jezelf wel overschreeuwen anders hoort niemand je. Als jong meisje heb ik mij enorm verbaasd hoe meisjes in mijn klas en nabije omgeving zich ontwikkelden. Wij begonnen allemaal als stoere meiden. Zodra de meisjes in de pubertijd kwamen, gingen ze zich bezighouden met hun uiterlijk. Wilden er vooral mooi uitzien en hielden zichzelf klein. En de jongens…? Die gingen door met leuke dingen doen. Zij hadden en hielden die bravoure! Ik dacht: dat wil ik ook! Ik zocht aansluiting met jongens en wilde iets in de wereld gaan doen! Betekenisvol zijn en niet alleen voor mijn gezin en familie, maar voor de wereld.”

Heb jij een rolmodel?

“Naast mijn kleine, pittige en ondernemende moeder is de voormalig directeur van het Emancipatiebureau mijn voorbeeld. Ik was pas een jaar in dienst als programmamanager, toen zij tegen mij zei: “Charlie, ik zie jou als de volgende directeur.” Zij durfde over haar eigen schaduw heen te kijken en anderen het podium te geven. Dat is wat ik nu ook zelf toepas. Is een medewerker goed thuis in een inhoudelijke portefeuille? Dan laat ik die collega het onderwerp met de wethouder bespreken. Ik hoef niet altijd maar vooraan te staan.”

Ben je bekend met de Governance Code Cultuur?

“Ja, ik ken de code. Het selectietraject mag wat zwaarder worden ingezet. Ook in de culturele sector gaat veel geld om. Voor een goede besturing heb je professionals nodig en dit drukt zich uit in geld. Je vraagt iemand tijd vrij te maken en zijn kennis in te zetten voor een maatschappelijk doel. En, als het dan misgaat, dan kost het veel meer geld. In andere sectoren is een onbezoldigd commissariaat ondenkbaar.”

Zijn er zaken die naar jouw mening anders of beter kunnen in de Governance Code Cultuur?

In het bedrijfsleven zijn in de topstructuur de stakeholders vertegenwoordigd. Zij geven adviezen en hebben instemmingsrecht. Zo hebben zij invloed op de kerntaak van de organisatie. Bij woningbouwcorporaties gaat het dan om de huurders. Dat geeft ook een beter mandaat bij beleidsvorming. De doelgroep komt met input voor een beleidsplan waardoor de belangen van de toekomstige huurders worden gediend. Ook hier kan de culturele sector nog iets van leren.”

Ben jij voorstander van een diversiteitsquotum?

“Op dit moment ontvangen vrouwen nog steeds 6-25% minder bezoldiging dan mannen voor eenzelfde functie. Ik ben fervent aanhanger van diversiteitsquota. Het is lastig, dat weet ik. Het wettelijk vastleggen dat er geen verschil in beloning mag zijn, is op zich al een impopulaire maatregel. Maar, hadden wij 10 jaar geleden verwacht dat je nu op het werk en zelfs in horeca-gelegenheden niet meer mag roken? Nee, toch?! Roken is een hardnekkige verslaving. En toch is dit nu het geval. Laten we dan kijken naar een Governance code met het principe ‘pas toe of leg uit’ op het thema diversiteit. Begin eens met het toelichten waarom diversiteit in de RvB of RvC niet is bereikt!”

Heb jij een tip voor (beginnende) bestuursleden die een toezichthoudende functie bij een woningcorporatie ambiëren?

“Terug naar mijn motto: Heb lef! Pas de Pippi Langkous methode toe en ga ervoor! Worden voor een functie zes competenties gevraagd en denk je dat je er drie hebt? Bluf je erin. Geloof je nu echt dat een andere kandidaat over alle 6 de gevraagde competenties beschikt? Blijkt in de praktijk dat je echt vaardigheden of kennis mist, dan koop je je hulpvraag in! Ook dat past bij succesvol ondernemerschap. En wees niet te perfectionistisch ingesteld. Begin met een 6,5, dan komt de 8 vanzelf.”

Kijk als bestuur eens in de spiegel

Foto: Marianne Mercado
foto: Marianna Mercado

Speciaal voor culturele bestuurders is de Governance Code Cultuur ontwikkeld. Deze code is een leidraad om integer en verantwoord te besturen. Met het volgen en toepassen van de code laat je als bestuurder zien dat je je op een integere en zorgvuldige wijze inzet om de maatschappelijke doelstellingen van jouw organisatie te realiseren. 

De Code die tot 2019 van toepassing was ging nog uit van het principe ‘Pas toe óf leg uit’.De herziene Code 2019 gaat uit van het Principe ‘Pas toe én leg uit’.

De code onderscheidt 8 principes en ieder principe heeft een aantal aanbevelingen.

Deze aanbevelingen geven invulling aan de diversiteit van de sector. Aan een grote culturele instelling, met een hoge jaarlijkse omzet en bezoldigde medewerkers, worden andere eisen gesteld dan aan een culturele organisatie waarbij naast het bestuur ook de medewerkers onbezoldigd zijn. Wij maken bewust geen onderscheid in ‘professionele’ en ‘niet professionele’ organisaties Ook organisaties die volledig worden gerund door vrijwilligers zijn professioneel Én ook voor hen geldt de Governance Code Cultuur. 

Een van de aanbevelingen van de Governance Code Cultuur is het jaarlijks uitvoeren van een zelfevaluatie van het bestuur of de Raad van Toezicht van de organisatie. In het bestuur-model, waarbij onbezoldigde bestuurders het bestuur vormen, gaat het om het evalueren van de werkwijze van het bestuur als bestuurder entoezichthouder. Bij een organisatie met een Raad van Toezicht met een directeur-bestuurder gaat het om de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht. 

Wie nemen deel?

Het is belangrijk dat het volledige bestuur of de Raad van Toezicht deelnemen aan de evaluatie. Eventueel kan een secretarieel-ondersteuner aansluiten om de verslaglegging te verzorgen. Voor alle leden is het op deze manier mogelijk om inhoudelijk deel te nemen aan de evaluatie. 

Waar wordt de evaluatie gehouden?

De zelfevaluatie kan gehouden worden in de ruimte waarin de bestuursvergaderingen normaal ook plaats vinden. Als er wordt gekozen voor een andere locatie, worden deelnemers eerder uit hun comfortzone gehaald. Daarbij is de kans op andere gesprekken dan gebruikelijk een stuk groter.

TIP: infomeer bij bevriende organisaties of zij ook een zelfevaluatie houden. U kunt dan afspreken op elkaars locatie de zelfevaluatie te houden.

Wanneer houden we een zelfevaluatie?

De zelfevaluatie wordt jaarlijks uitgevoerd. Kies hiervoor een periode waarin de bestuurlijke agenda minder vol is. In het voorjaar staan de jaarrekening van het laatst afgesloten boekjaar en de begroting van het volgende jaar op de bestuurlijke agenda. Kies voor het houden van de zelfevaluatie bij voorbeeld de maand september. De zomer is voorbij. Iedereen is weer opgeladen en kijkt met frisse blik naar de organisatie.

En waarover heb je het dan?

Tijdens de zelfevaluatie sta je stil bij de manier waarop er met elkaar wordt bestuurd. Het gaat vooral niet over operationele taken maar om de bestuurlijke. Hebben wij de juiste kennis in huis om te besturen? Weten wij wat er in de markt speelt? Zijn wij op de hoogte van de marktontwikkelingen en zijn wij voldoende innovatief? Hoe staat het met ons netwerk? Hebben wij, als bestuurder en toezichthouder, de juiste stakeholders in ons netwerk? En hoe staat het met onze diversiteit en inclusie? Vertegenwoordigen wij de doelgroep van onze organisatie?

Hoe vergaderen wij? Is er een agenda, en vergaderstukken? Pakt de voorzitter zijn of haar verantwoordelijkheden goed op?

Terug naar de Code

De herziene Code schrijft voor dat vanaf 2019 de zelfevaluatie eenmaal per 3 jaar onder externe begeleiding plaatsvindt. Dit kan in verschillende varianten.

Zo biedt St. Cirkeltoezicht 3 varianten aan, te weten: brons, zilver en goud.

In de zomermaanden hebben we een speciale actie. 

Heb je vragen of interesse in het aanbod van St. Cirkeltoezicht?Stuur ons een mail: info@cirkeltoezicht, of neem telefonisch contact met ons op: Tessa: 06-11071098 of Astrid: 06-24251869. 

Kansen en mogelijkheden de nieuwe Governance Code Cultuur 2019

 

Tijdens de conferentie “Toezichthouden: de kunst van het tegenspel” van maandag 5 november jl. is de Governance Code Cultuur 2019 aangeboden aan Ingrid van Engelshoven, minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De Code geldt per 2019.

Waarom een herziene Code?

Door de Code te hanteren laten bestuurders en toezichthouders van culturele organisaties zien dat zij goed besturen en toezichthouden. Het toezicht van woningcorporaties, ziekenhuizen en universiteiten is in de wet geregeld. Dat geldt voor organisaties in de culturele sector niet. Om deze reden is de Governance Code Cultuur ontwikkeld. De Code biedt houvast door middel van een richtlijn.

De herziene Code hanteert acht principes, de Code die tot en met 2018 geldt negen. De nieuwe code geeft daarmee een duidelijk signaal af. Laten we niet nóg meer vast leggen.  Want daarin schuilt het gevaar dat het ‘toepassen’ van de code een kwestie wordt van lijstjes afvinken. De herziene Code laat zien dat het belangrijk is het gesprek met elkaar aan te gaan.

Voor de Code die van toepassing is tot en met 2018 geldt het principe: ‘Pas toe of leg uit’. Maar wanneer pas je toe en wanneer leg je uit?

De herziene Code is ‘Principles based’. Het bevat acht algemeen geldende principes waarbij geldt: pas toe én leg uit! Deze principes gelden voor alle culturele organisaties, groot en klein, met bestuur of raad van toezicht met een directeur-bestuurder.

Voor ieder principe worden aanbevelingen gegeven. Voor die aanbevelingen geldt pas toe óf leg uit. Op deze manier wordt rekening gehouden met de aard en omvang van de organisatie.

Belangenverstrengeling

Een punt dat extra aandacht krijgt in de herziene Code is Belangenverstrengeling.

Belangenverstrengeling was in het verleden iets waar bestuurders zich verre van moesten houden. In de huidige tijd kan enige vorm van belangenverstrengeling juist van toegevoegde waarde zijn. Juist nu culturele organisaties meer ondernemend opereren. Meer samenwerken met partners en activiteiten soms worden gefinancierd met fondsen, doelsubsidies en door sponsoren. De netwerkfunctie  van bestuurders en leden van een Raad van Toezicht is belangrijk.
De bestuurder zet de verschillende belangen positief in. En gebruikt zijn of haar netwerk om doelen te bereiken. Naast het positieve belang spreekt de code over Ongewenste Belangenverstrengeling en Tegenstrijdig Belang. Bij ongewenste belangenverstrengeling kan de onafhankelijkheid van de bestuurder in het geding komen. Bij tegenstrijdig belang zijn de belangen niet te verenigen.

Wil je meer weten over de implementatie van de herziene Governance Code Cultuur 2019?

Neem contact met ons op per mail: info@cirkeltoezicht.nlof telefonisch: Tessa: 06-11071098 of Astrid: 06-24251869

Voetnoot: Cultuur+Ondernemen is de houder van de Code.

Hedy van den Berk

Hedy van den Berk

In onze zoektocht naar rolmodellen voor een grotere diversiteit bij Raden van Toezicht en binnen besturen zijn wij op zoek gegaan in ons eigen netwerk. Een van de vrouwen die door ons als rolmodel wordt gezien, is Hedy van den Berk. Hedy is 55 jaar en woont met haar gezin in Rotterdam. Hedy is bestuursvoorzitter bij Havensteder, een Rotterdamse woningcorporatie.

Welke bestuursfunctie(s) / deelname RvT bekleed je?

“Ik ben bestuursvoorzitter van Havensteder, daarnaast ben ik lid van de Raad van Toezicht en tevens voorzitter van de financiële commissie van Xtra Zorg en Welzijn (Haaglanden) en voorzitter van de Raad van Commissarissen van KWH, hét landelijke Kennis- en Kwaliteitscentrum voor en door Woningcorporaties.”

Hoe ben je in jouw eerste toezichthoudende functie terecht gekomen?

“Tijdens mijn studententijd heb ik als bijbaantje gewerkt bij een organisatie die woningen verhuurde. Ik studeerde aan de RijksUniversiteit in Leiden en koos als specialisatie  Sociologie van bouwen en wonen. Dit thema intrigeerde mij enorm. Wat betekent het slopen van woningen voor de sociale netwerken van mensen, daar ging mijn doctoraalscriptie over.

Na mijn afstuderen ben ik blijven hangen in de volkshuisvesting. Ik vind het belangrijk betekenisvol werk te verrichten. Veel mensen weten dit niet, maar Havensteder werkt zonder enige subsidie. Om bestaansrecht te hebben is een zakelijke aanpak belangrijk. De combinatie van zakelijk sturen en met daarbij de sociale component, dat spreekt mij aan.

Inmiddels heb ik bij heel veel organisaties gewerkt, maar altijd in dit vakgebied. In Rotterdam werkte ik onder andere bij Volkswoningen als Manager Strategie, bij PWS als directeur Wonen. Later werd ik daar directeur-bestuurder, met de opdracht om een herstelplan door te voeren vanwege een stevige bestuurscrisis. Aan mij de taak om het vertrouwen te herwinnen bij huurders en medewerkers. Dat is gelukt. PWS is in 2011 gefuseerd met ComWonen. Toen werd ik bestuurder. PWS is later gefuseerd met Havensteder. Ik heb wel moeten solliciteren hoor! En assessments moeten doen.
Samen met mijn directieteam geef ik sturing aan een top 10 corporatie in de Stadsregio Rotterdam.”

Waar ligt jouw kracht, als bestuurder?

“Lijnen uitzetten, mensen verbinden en het nemen van eindverantwoordelijkheid, dat geeft mij energie!”

Heb je een rolmodel?

Hedy lacht: “Ik zou graag eens uitgenodigd worden voor Zomergasten. Dat word ik niet want daar ben ik niet bekend genoeg voor. Maar ik zou een avondvullend programma kunnen maken over sterke vrouwen. Ik heb een fascinatie voor sterke vrouwen.”
(noot van de redactie: Wij zien Hedy zeker wel bij Zomergasten aan tafel zitten!)

En wat is voor jou een sterke vrouw?

“Kracht heeft alles te maken met onafhankelijkheid en authenticiteit. Durf te zeggen wat je vindt en kom uit waar je voor staat. In deze tijd is dat soms ook lastig. De burger is mondig en er wordt veel geroepen op social media. Wees jezelf, wees niet bang. Ik denk aan Gerdi Verbeet, Helen Mirren, Sophia Loren en Hillary Clinton. Wanneer een vrouw in haar kracht staat straalt zij dit ook uit. Een verzorgd uiterlijk vind ik heel belangrijk. Vroeger was je oud na je 50e. Nu zijn we op die leeftijd in de bloei van ons leven. Zorg dat je vitaal en energiek bent! En, heel belangrijk, er is behoefte aan nieuwe rolmodellen van geslaagde 50+ vrouwen in functies waarin ze heel succesvol zijn en blijven.”

Aan de wand in de kamer van Hedy hangen in het rood de volgende kernwaarden:

Warm & stevig

Respectvol

Samenwerken

Resultaatgericht

“Dit zijn de kernwaarden van onze organisatie en ze passen ook goed op mezelf.”

‘Hoe sterker de Raad, hoe krachtiger de organisatie!’

Wat verwacht je van jouw Raad van Commissarissen?

“Het is belangrijk dat de Raad verstand van zaken heeft en weet wat er speelt. Onze opgaven als woningcorporatie zijn groot en complex. Er ligt een grote energietransitie in het verschiet, woningen gaan van het aardgas af. Door de verhuurdersheffing en de vennootschapsbelasting die nu ook voor corporaties gaat gelden, nemen onze inkomsten af en tegelijkertijd rijzen de bouwkosten op dit moment de pan uit! De opgaven zijn dus vele malen groter dan de financiële mogelijkheden en dat gat wordt alleen maar groter. Corporaties staan op eigen benen en krijgen geen subsidie. Maar een duurzaam verdienmodel is onder deze omstandigheden eigenlijk niet mogelijk.

Ik zeg wel eens: Hoe sterker de Raad, hoe krachtiger de organisatie! Het is prettig wanneer je je als bestuurder gesteund voelt door je Raad van Commissarissen. Als zij hun rug recht houden wanneer de druk toeneemt, ze onafhankelijk kunnen denken en zich niet laten beïnvloeden door de publieke opinie dan helpt mij dat als bestuurder.”

Wat kenmerkt jou als bestuurder?

“Mensen zeggen vaak dat ik stevig, snel, aardig en zakelijk ben. Dat klopt wel.”

Cirkeltoezicht is met name actief in de Culturele Sector en het maatschappelijke veld. Daar zijn toezichthoudende functies veelal onbezoldigd. In de woningbouw is toezicht bezoldigd. Is dit van invloed op het toezicht?
“Een toezichthoudende rol goed vervullen vraagt inzet en tijd. En vaak is tijd schaars. Ik vind het goed dat hier een beloning tegenover staat. Het is werk en je bent verantwoordelijk en aansprakelijk!
Mijn Raad van Commissarissen bestaat onder andere uit burgemeesters en bestuurders van grote organisaties. Ook voor hen is sprake van een hoog afbreukrisico. Daarnaast vragen we nogal wat aan permante educatie, met verplichte studiepunten om te halen. Als bestuurder geldt de norm van 36 PE-punten per jaar. Voor toezichthouders is dit lager.

Toezichthouder zijn stelt in onze branche echt wel wat voor. Gemiddeld geldt voor een lid van de RvC een tijdsbesteding van 150 uur per jaar.
Het principe van PE punten hebben we ook binnen de Havensteder organisatie doorgevoerd. We werken allemaal langer door tot ons pensioen. Dus daar moet je op toegerust blijven!”

Is er diversiteit binnen de Raad van Commissarissen?

“Onze Raad bestaat uit 6 leden. Eerder waren het er meer maar dit aantal is voldoende. Wij hebben 2 vrouwen in de Raad. Het is wel een blank gezelschap. Het toewerken naar diversiteit qua culturele achtergrond gebeurt nog minder in deze sector. Wel zie ik dat bijvoorbeeld veel meer in de sector Zorg en Welzijn, in de RvT waar ik zelf deel van uitmaak.”

‘Je hoeft niet te kiezen!’

“Ik zou vrouwen die een topbaan hebben of ambiëren, willen meegeven dat ze niet hoeven te kiezen. Je kunt een gezin hebben en daarnaast ook bestuurder zijn en toezichtsbanen vervullen. Maar regel het goed en wees creatief. (Lacht uitbundig) Ik weet het nog goed. Op school hing weer eens een intekenlijst voor een brunch voor de kinderen op school. Ik had echt geen tijd. Tekende wel in op de zelfgebakken appeltaart. Ik ben naar de bakker gegaan en heb een verse appeltaart gekocht. Thuis heb ik de appeltaart in folie gedaan en zo had mijn dochter dit keer ook een eigen gebakken appeltaart mee naar school. Ik geniet van mijn gezin, mijn inmiddels volwassen kinderen, en ook van mijn werk, collega’s en commissariaten.”

Heb jij een tip voor (beginnende) bestuursleden die een toezichthoudende functie bij een woningcorporatie ambiëren?
“Ik denk ook dat er binnen RvC’s nieuwe profielen komen: robotisering, domotica en online marketing en media. Met dit soort specialisaties kun je juist als jonge toezichthouder van enorme toegevoegde waarde zijn.
Wij behoren qua omvang tot de top 10 van woningbouw corporaties van Nederland. Dit vraagt kennis en ervaring. Mijn advies is: begin met een toezichthoudende rol in een kleinere organisatie of ga in een bestuur van de school van je kinderen of zoiets. Doe ervaring op. Weet wat er van je verwacht wordt. Luister goed, kijk rond, vorm je mening. De stap naar een grotere, meer complexe organisatie komt vanzelf als dit bij je past.”

De Raad van Toezicht en de AVG

Invoering AVG en de RvT

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing op alle organisaties.

Vanaf deze dag geldt in heel Europa dezelfde privacywetgeving. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt vanaf dat moment niet meer.

De vraag die de Raad van Toezicht zich moet stellen is: “Wat betekent dit voor onze organisatie? Voldoen wij op tijd aan de eisen die gesteld worden in de Verordening en hoe blijven wij als RvT op de hoogte van maatregelen die onze organisatie neemt?”

Iedere organisatie heeft 2 jaar de tijd gehad zich voor te bereiden op deze nieuwe wetgeving. Op 4 mei 2016 is de AVG gepubliceerd. Na deze datum is de organisatie als het goed is aan de slag gegaan met de voorbereidingen. Heeft de bestuurder de RvT meegenomen in de genomen maatregelen? Heeft er bijvoorbeeld een nulmeting plaats gevonden waar de organisatie staat en welke maatregelen genomen moeten worden?

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft ter voorbereiding ‘Het AVG-10 stappenplan’, in 10 stappen voorbereid op de avg, opgesteld en bespreekt hierin de 10 belangrijkste AVG-thema’s.

Maar, wat is de rol van de RvT bij de invoering van de AVG?

Wij zoomen in op de volgende items voor de Raad van Toezicht:

Bewustwording

Zijn wij ons als RvT voldoende bewust van de consequenties van de invoering van de AVG? Is het onderwerp met enige regelmaat geagendeerd in het overleg van de RvT met de directeur-bestuurder? Is het bestuur zich voldoende bewust welke processen van de organisatie de AVG raakt, wie hierbij betrokken zijn? Denk hierbij aan de medewerkers, de leveranciers en ook de partners.

Sparringpartner

Voor bestuurders van organisaties is de wetgeving nieuw. Adviseurs bieden zich aan om de bestuurder te helpen. Ook brancheorganisaties faciliteren ondersteuning zodat kennis en kosten kunnen worden gedeeld. De leden van de RvT kunnen op dit gebied heel goed vanuit de eigen organisatie, het netwerk en hun achtergrond als sparringpartner input leveren aan de bestuurder.

Organiseer een brainstormsessie en ga na welke persoonsgegevens de organisatie vastlegt. Wanneer en waarvoor deze gegevens worden gebruikt? (Mogen we die nieuwsbrief blijven versturen?) En hoe kunnen wij ervoor zorgen dat onze leveranciers en partners ook op tijd aan de AVG voldoen?

Meldplicht bij datalekken

Is er een procedure opgesteld wanneer er een datalek optreedt? Hoe wordt gehandeld binnen de organisatie? En wanneer wordt de Raad van Toezicht hierin gekend? Een datalek kan groot, maar ook ‘klein’ zijn. Als een brief op een verkeerd adres wordt bezorgd en geopend wordt geretourneerd is er al sprake van een datalek.

Tip: Houd een incidentenregister bij. Agendeer het register periodiek bij de vergaderstukken van het overleg met de RvT. Is er sprake van een groot incident? In dat geval informeert de bestuurder de RvT direct.

Monitoring

De RvT stelt zich ook op als toezichthouder in dit traject. De bestuurder legt tijdig een nulmeting aan de RvT voor, geeft inzicht in de te nemen maatregelen en houdt de RvT op de hoogte van de genomen maatregelen.

Ter geruststelling

Wat wordt er nu daadwerkelijk verwacht van organisaties per 25 mei 2018?

Moet u klaar zijn?

Het is belangrijk te laten zien dat ook uw organisatie zich bewust is van de impact van de AGV, weet welke persoonsgegevens worden vastgelegd en op de hoogte is van de gegevens die worden gebruikt. Heel belangrijk: stel eisen aan leveranciers en ketenpartners en leg deze vast in de dienst- en/of samenwerkingsovereenkomst.

Bestaat er behoefte om eens van gedachten te wisselen over de AVG binnen uw Raad van Toezicht? Neem contact op met Cirkeltoezicht!
M: info@cirkeltoezicht.nl

Aansprakelijkheid nu eindelijk geregeld?

Raad van Commissarissen

Aansprakelijkheid beter geregeld met de ‘Wet bestuur en toezicht rechtspersonen’?

In juni 2016 heeft voormalig Minister Van der Steur van Veiligheid en Justitie het wetsvoorstel ‘Wet bestuur en toezicht rechtspersonen’ aan de Tweede Kamer aangeboden. Deze wet is een vervolg van de in 2013 ingevoerde Wet bestuur en toezicht. Het nieuwe wetsvoorstel is nog niet aangenomen.

Het voorstel richt zich op verenigingen, coöperaties en stichtingen. Het doel van het wetsvoorstel is voor alle rechtspersonen (verenigingen, stichtingen, coöperaties etc.) één wettelijk kader te laten gelden op het gebied van besturen. Met andere woorden wettelijk duidelijk te maken wat good governance is.

Het wetsvoorstel geeft verduidelijking en verankering van het reeds geldende, of liever het ontbrekende, juridische kader. Op dit moment is het toezicht voor stichtingen in bepaalde sectoren, waaronder de culturele sector, niet wettelijk geregeld. Als leidraad wordt de Governance Code Cultuur gebruikt met de werkafspraak: “Pas toe of leg uit”.

Onbezoldigd

Het is voor veel stichtingen lastig om kandidaten te vinden voor de functie van bestuurder of toezichthouder: de functie is (veelal) onbezoldigd, vraagt veel inzet en je bent hoofdelijk aansprakelijk bij wanbeleid van de organisatie. Het voorliggende wetsvoorstel beoogt bescherming van de onbezoldigde bestuurder en toezichthouder.
Zodra het wetsvoorstel door de Eerste Kamer is aangenomen zal de Raad van Toezicht wijzigen in een Raad van Commissarissen. Dat lijkt een puur semantische wijziging maar is dat het ook?

Twee belangrijke doelen in het wetsvoorstel zijn het geven van helderheid over het omgaan met tegenstrijdige belangen (nevenfuncties en belangenverstrengeling) en verduidelijking over de hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuurders en commissarissen.

Tegenstrijdig belang

De eerste stap is om belangenverstrengeling te voorkomen. Dit criterium moet worden meegenomen bij de selectie van een nieuwe bestuurder of toezichthouder, die dan de commissaris wordt genoemd.

De laatste stap is om de bestuurder met een ander belang dan het organisatiebelang, geen deel te laten nemen aan de besluitvorming van beleid waarbij die belangenverstrengeling mogelijk op kan treden.

Hoofdelijke aansprakelijkheid

Het wetsvoorstel beoogt meer bescherming te bieden aan onbezoldigde bestuurders en commissarissen van niet-commerciële verenigingen en stichtingen. Onder het huidige recht zijn alle bestuurders hoofdelijk aansprakelijk voor schade die veroorzaakt wordt door onbehoorlijk bestuur. Met het nieuwe wetsvoorstel kan de bestuurder die geen ernstig verwijt kan worden gemaakt én niet nalatig is geweest, niet aansprakelijk worden gesteld.

Wil jij meer weten wat er voor jou verandert, binnen het kader van de nieuwe wet, en als lid van een raad van commissarissen, i.p.v de raad van bestuur?

Neem contact met ons op: Tessa en Astrid via info@cirkeltoezicht.nl

Saskia Smit

 In onze zoektocht naar bestuurders en rolmodellen voor een grotere diversiteit bij Raden van Toezicht en binnen besturen zijn wij op zoek gegaan in ons eigen netwerk. Een van de vrouwen die door ons als rolmodel wordt gezien, is Saskia Smit. Saskia is 43 jaar, getrouwd en woont in Schiedam. Saskia is geboren in Duitsland en tijdens haar jeugd woont ze in Brabant. Als 16 jarige brengt ze een jaar door bij een gastgezin in Californië. Na het Amerikaanse avontuur keert zij terug naar Nederland en volgt in Dirksland de MEAO en studeert in Tilburg aan het HBO journalistiek. Na een tijdje gewerkt te hebben als pr-medewerker studeert Saskia Film- en Televisiewetenschap in Utrecht.
“Dit alles heeft mij enorm gevormd, en mij gebracht waar ik nu sta”.

Op dit moment werkt Saskia als freelance communicatie en marketing adviseur in de culturele en erfgoed sector en is bestuurslid, secretaris, van Wenneker Cinema, het Filmhuis van Schiedam.

Kun je dat toelichten?

“In Californië waren er op de high school veel groeperingen. Dat vond ik heel bijzonder en typeert voor mij dan ook mijn Amerikaperiode. Wat paste bij mij? Ik sloot mij aan bij de zogenaamde alternatievelingen. Mijn passie voor cultuur is daar aangewakkerd, of versterkt. Kk was altijd al een erg film en televisiegek. Dit is de reden dat ik uiteindelijk ook die studie ben gaan doen en dus in de culturele sector ben gerold. Deze ervaring vormt je. Ik waardeerde bij terugkomst alles wat wij in Nederland hebben. Hier is echt alles veel beter geregeld!”

Het levensmotto van Saskia luidt: ‘Geniet van elk moment!’

“Ruim 5 jaar doe ik aan yoga. Dat leert je enorm relativeren. Je staat even stil bij het moment, in je hectische leven. Het (leven) is zoals het is. Ik kan het niet veranderen; de toekomst niet en ook het verleden niet. Geniet van het moment!”

Welke bestuursfunctie(s) / deelname RvT bekleed je?”

“Sinds april 2015 ben ik bestuurlijk secretaris bij Wenneker Cinema, het Filmhuis van Schiedam.”

Tijdens het interview spreekt een collega Saskia aan. Het is een vrijwilliger die actief is voor de lief en leed commissie van Wenneker Cinema. Saskia zet haar naam in een kaart die zal worden verstuurd.
“Voor een jarige vrijwilliger! Het Filmhuis draait, naast een deeltijd directeur, op 60 hardwerkende vrijwilligers.”

Wij genieten ondertussen van een heerlijke cappuccino. Ook de horeca wordt volledig verzorgd door vriendelijke vrijwilligers.

Wat breng jij als persoon?

“Ik heb een communicatie achtergrond en daarmee veel inzicht in de werking van marketing. Bij Wenneker Cinema was ik werkzaam in de commissie Marketing en Communicatie. Een collega bestuurder vroeg me of ik interesse had in een bestuursfunctie. Ík, dacht ik…? En daarop heb ik toch na goed te hebben nagedacht ja gezegd.
Nu kan ik mijn marketing en communicatieve kennis en ervaring beleidsmatig inzetten. Hoe mooi is dat?!”

Wat kenmerkt jou in je rol?

“In eerste instantie hield de rol van secretaris niet zo heel veel in. Stukken verzamelen, de agenda opstellen en de notulen schrijven. Ha, maar na de eerste kennisworkshop “Behoorlijk Besturen” van Cirkeltoezicht heb ik veel meer inzicht gekregen in wat besturen inhoudt! Sindsdien staat ‘besturen’ veel prominenter op onze agenda.”

Wat heb je sindsdien veranderd?

“Ik heb gekeken binnen mijn bestuur wie de meeste bestuurlijke ervaring heeft. Dat is de bestuursvoorzitter. Samen stellen wij nu per vergadering de agenda op. In concept wordt de agenda aan de andere leden en de directeur gestuurd. Zij kunnen de agenda aanvullen. Wij hebben de statuten bekeken en aangescherpt op onze doelstelling en werkzaamheden. Daarnaast zorg ik dat de onderwerpen uit de Governance Code periodiek worden geagendeerd. Wij hebben het nu met elkaar over de juiste dingen! En, vergeet de jaarlijkse zelfevaluatie niet, van ons als bestuur. Het Zelfevaluatiespel van Cirkeltoezicht gaan wij een volgende keer inzetten. Uit je comfortzone!”

Heb je ambities om je breder in te zetten als bestuurder?

“Als ZZP’er, freelancer, moet ik zorgvuldig met mijn tijd omgaan. Een bestuurlijke functie wil ik zorgvuldig uitvoeren. Op dit moment is één bestuursfunctie genoeg. Wie weet, over enkele jaren…. Maar, af en toe een snuffelstage bij een ander bestuur, dat zie ik wel zitten. Dat zou veel meer mogen gebeuren. Even een kijkje in de (bestuurlijke) keuken van een andere organisatie nemen.”

Heb je een rolmodel?

“Nee, ik heb geen rolmodel. Wel vind ik het erg interessant om deel te nemen aan een bestuursvergadering van mijn klanten. Als communicatie adviseur neem ik met enige regelmaat deel aan een vergadering. Heel speciaal om de dynamiek van een ander bestuur mee te mogen maken. Andere thema’s bepalen de agenda. Ik vergelijk die dynamiek dan met ons bestuur. Hoe groter de belangen, hoe dynamischer het er aan toe gaat binnen een bestuur.”

Is er een governance code van toepassing bij de organisatie waar jij lid bent van het bestuur?

“Ja, de Governance Code Cultuur.”

Zijn er bij jouw bestuur termijnen benoemd?

“Ja. Het filmhuis is 35 jaar geleden opgericht door 3 vrienden. Ze studeerden allemaal aan de TU Delft. Met films onder de arm fietsten zij door de binnenstad. Zie je het voor je? Met passie is Wenneker Cinema ontstaan. Op dit moment is nog één bestuurder vanaf de oprichting actief. Recentelijk hebben wij de statuten herzien en is de zittingsduur en het herbenoemen aangescherpt.”

Hoe kijk je tegen diversiteit in zijn algemeenheid aan?

“Ons bestuur bestaat uit 5 leden: 3 mannen en 2 vrouwen. Wel allemaal blank. Diversiteit is belangrijk. Je brengt jouw kennis en ervaring mee en leert van elkaar. Over de diversiteit binnen ons bestuur ben ik tevreden!”

Heb jij een tip voor (beginnende) bestuursleden?

“Ik ben geabonneerd op de nieuwsbrief van Cirkeltoezicht en lees de blogs met praktische tips. Bijvoorbeeld: ‘5 tips voor het houden van het functioneringsgesprek met de directeur’. Wanneer dit onderwerp op onze bestuurlijke agenda staat lees ik de blog weer even door en neem de tips mee in onze voorbereiding.”

4 misverstanden over de penningmeester

het team

Vanmorgen las ik in de krant: “De 41-jarige penningmeester van de atletiekvereniging ontvreemdde € 65.000 uit de verenigingskas.” Hoe is dit mogelijk? En waarom heeft niemand dit eerder ontdekt? Is ook dat de vraag die bij jou opkomt?
We lezen het bijna wekelijks in de krant.

Laat ik beginnen met 4 grote misverstanden rondom het penningmeesterschap van een (sport)vereniging of een stichting.

De penningmeester is de boekhouder.

Het kan inderdaad zo zijn dat de penningmeester de boekhouding van de vereniging of van de organisatie verzorgt. Dit hoeft echter niet! Het is heel goed mogelijk dat de boekhouding is uitbesteed aan een extern bureau of wordt uitgevoerd door een ander verenigingslid. De penningmeester is wel de persoon die toeziet op het goed uitvoeren van de boekhouding. De penningmeester heeft de verantwoordelijkheid voor het jaarlijks opstellen van een begroting en het correct uitvoeren van boekhoudkundige handelingen. Ook is zij verantwoordelijk voor het jaarlijks aanbieden van een financiële verantwoording aan de leden van de vereniging of aan het bestuur van de stichting.

De penningmeester is de enige die over de portemonnee beschikt

Het is heel erg wenselijk dat de organisatie over een eigen betaalrekening en spaarrekening op haar naam beschikt. En eventueel over een kleine kas. Betalingen verlopen niet via de privé betaalrekening van de penningmeester of een ander lid van de vereniging of het bestuur. Verplicht is het echter niet.
De rechten van het verrichten van betalingen kunnen worden verleend aan de penningmeester, de bestuursleden of andere leden van de vereniging of het bestuur. Het kan zelfs zo worden geregeld dat de penningmeester geen enkele betaling kan verrichten.

Wij, de overige bestuursleden, weten pas achteraf dat er geld is ontvreemd

Dit is een groot misverstand. Bij een vereniging of stichting is het belangrijk het ‘vier-ogen-principe’ toe te passen. Dit houdt in dat in geen enkel geval één persoon een verplichting kan aangaan en/of een betaling kan doen. In alle gevallen geven twee personen toestemming.

De penningsmeester is verantwoordelijk voor het verduisteren van de middelen

In de krant lijkt dit zo te zijn! De penningmeester heeft regelmatig privé uitgaven gedekt met middelen uit de kas van de organisatie. De penningmeester heeft hiervan geprofiteerd.
Dit is onjuist! Lees eens na in de statuten van jouw organisatie hoe het is geregeld met de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid! Door de rechten en verantwoordelijkheden niet goed te regelen en te borgen is het gehele bestuur in gebreke gebleven. Je kunt zelfs stellen dat gelegenheid is geboden voor misbruik en daarmee het ongewenste gedrag is uitgelokt. Oké, dit gaat misschien wat ver. Maar het is wel de vraag of alleen de penningmeester het tekort moet aanvullen.

Wordt vervolgd…

Wil je meer over weten over dit onderwerp en weten hoe je dit goed kunt regelen binnen jouw organisatie?
Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag!

Dat kan per mail: info@cirkeltoezicht.nl of telefonisch: Tessa 06 – 11 071 098 of Astrid: 06 – 2425 1869.

Zelfevaluatie: Functioneringsgesprek met de directeur

26 jul , 2017 0 Comments Besturen, zelfevaluatie besturen, Zelfevaluatie

 

Functioneringsgesprek

De zelfevaluatie van de Raad van Toezicht

In deze serie vertellen wij over de zelfevaluatie van Raden van Toezicht en besturen – het reflectiemoment – die plaats hebben gevonden onder begeleiding van Cirkeltoezicht. Uiteraard is iedere casus geanonimiseerd en zijn de namen fictief. Vandaag

Deel 2: Verhouding met de directeur: het functioneringsgesprek

 

Chantal legt de kaart ‘Verhouding met de directeur: functioneringsgesprek met de directeur’ op tafel en leest Continue reading “Zelfevaluatie: Functioneringsgesprek met de directeur”