Ulrike Schild

In onze zoektocht naar rolmodellen voor een grotere diversiteit bij Raden van Toezicht en binnen besturen, zijn wij op zoek gegaan in ons eigen netwerk. Een van de vrouwen die door ons als rolmodel wordt gezien, is Ulrike Schild-Kamlah. Zij is Hoofd Geo-Informatie bij het Kadaster.

Welke bestuurs- of toezichtfunctie(s) bekleed je?

“Ik ben Hoofd Geo Informatie van de afdeling Topografie van het Kadaster Het Kadaster is houder van de Basisregistratie Topografie (BRT). De BRT bestaat uit digitale topografische bestanden op verschillende schaalniveaus. Deze verzameling topografische bestanden is beschikbaar als open data. Dat betekent dat het Kadaster deze gegevensbestanden kosteloos en met minimale leveringsvoorwaarden ter beschikking stelt. Bij het Kadaster heb ik sturing gegeven aan meerdere veranderingstrajecten. Daarnaast ben ik lid van de Raad van Toezicht van Humanitas Deventer.”

Wat spreekt je aan in Humanitas? Want het is wel een heel andere organisatie dan het Kadaster!

“Zorg is echt een tegenhanger van de sector waarin ik werk. Dit is wat ik zocht! Op bestuurlijk niveau wilde ik mij graag verder ontwikkelen. Ik zag een vacature, solliciteerde en werd aangenomen. Ik heb grote affiniteit met de zorg en mijn interesse ging uit naar de zachte sector, in aanvulling op mijn werk. Als lid van de RvT van Humanitas bracht ik mijn kennis en ervaring en kwaliteiten graag in.

Een nieuwe omgeving, dus heel leerzaam en voor mij een nieuwe uitdaging.” 

Kun je iets meer vertellen over Humanitas?

“Humanitas is een zelfstandig woonzorgcentrum in de Deventer wijk Keizerslanden voor senioren met een behoefte aan ondersteuning op gebied van wonen, welzijn en zorg. Samen zorgen wij ervoor dat mensen zichzelf kunnen zijn in een huiselijke woonomgeving. Ook is Humanitas met al haar functies en mogelijkheden “een goede buur” voor de wijkbewoners. Binnen Humanitas gaat het leven door, met enthousiaste, positieve mensen om je heen. Die met een lach en een traan volop in het leven staan. Humanitas creëert een herkenbare woonomgeving waarbij de begrippen welzijn en welbevinden centraal staan. Dit draagt bij aan een verhoogde kwaliteit van leven en daarmee aan een gezellig woon- en leefklimaat. Bij Humanitas is er altijd wat te doen. Dagelijks organiseren wij veel activiteiten.

Het is prachtig om als lid van de Raad van Toezicht hierover mee te mogen denken.”

Heb je een opleiding gevolgd om deze toezichthoudende functie te bekleden?

“Jazeker! Ik heb in 2014 de Leergang Toezichthouder van NVTZ gevolgd. Tijdens deze opleiding heb ik veel geleerd en was ik onderdeel van een mooie groep mensen met veel diversiteit. Een heel belangrijk punt dat ik heb geleerd is: ‘Ga niet op de stoel van de bestuurder zitten’. Ook heb ik veel kennis opgedaan over het reilen en zeilen in de zorg. Het was voor mij op dat moment onbekend terrein. Zeker de verschillende geldstromen waar je mee te maken hebt in de zorg. Dat heb ik mezelf snel eigen kunnen maken.” 

Wat breng jij als persoon in relatie tot je werk in een RvT?

“Mijn ervaringen binnen andere organisaties, mijn creativiteit en zeker mijn neiging grenzen op te blijven zoeken! Binnen onze  RvT zit veel expertise en zeker de laatste jaren meer diversiteit. Discussies, afwijkende stellingen zijn in discussies waardevol.

Terugkijkend zie ik dat de Raden van Toezicht over het algemeen meer diversiteit krijgen. Ik vind dit heel belangrijk en heb hier een bijdrage aan proberen te leveren. Diversiteit was 10 jaar geleden niet echt aan de orde.”

Zijn er veranderingen geweest in de afgelopen 8 jaar die jij belangrijk vindt?

“Aanvullend op het punt van diversiteit, dat de RvT nu bestaat uit goede professionele leden en dat wij er voor worden betaald. De samenwerking met bestuurder is ook veranderd, het samen neerzetten van een nieuwe visie en deze ook samen doorleven is hier een voorbeeld van.”

Vind je de vergoeding belangrijk?

“Niet altijd, maar ja, ik vind dat inzet van kennis en ervaring gewaardeerd mag worden. Bij Humanitas wordt nu een vergoeding aan de toezichthouders toegekend. De eisen die gesteld kunnen worden aan een nieuwe lid Raad van Toezicht zet dit ook in een ander perspectief.” 

We spraken eerder over de opleiding die je hebt gevolgd. Is er voor de RvT ook een potje voor verdere educatie?

“Ja, binnen de RvT is er sprake van mogelijke permanente educatie. Wij koppelen binnen de RvT ook terug als wij een opleiding of bijeenkomst hebben gehad.”

Vind jij dat er termijnen benoemd moeten worden bij een RvT? Met andere woorden hoe kijk jij aan tegen de maximale zittingsduur van een Lid RvT?

“De maximale zittingsduur van de leden van onze RvT bedraagt  2 periodes van max 4 jaar. Dat is prima, nieuwe instroom houdt een ieder scherp en brengt altijd weer een nieuwe dynamiek. Dit geldt zeker voor een voorzitter. Deze is van cruciaal belang in een Raad van Toezicht.”

Wat zie jij als algemene verbeterpunten voor Raden van Toezicht?

“De onderlinge verhoudingen zijn heel erg belangrijk. Het is belangrijk in elkaar en in de onderlinge samenwerking te investeren. En wees open naar elkaar. Diversiteit is belangrijk om te kunnen kijken vanuit verschillende invalshoeken. Daarmee zijn wij als Raad van Toezicht Humanitas op de goede weg maar we kunnen nog altijd groeien.”

Houden jullie (jaarlijks) een zelfevaluatie als RvT?

“Ja en deze evaluatie heeft een keer plaats gevonden onder externe begeleiding. Dit werd door ons allen als zeer positief ervaren.  Een extern begeleider is objectief en kan vanuit zijn positie een spiegel voorhouden. Een procesbeleider die geen onderdeel is van het team is absoluut van toegevoegde waarde. Een bijkomend voordeel is dat je je als raad eerder als team gaat opstellen.”

Heb jij een rolmodel?

“Nee, ik heb geen specifiek rolmodel. Ik kan wel bewondering hebben voor een inspirerend persoon, iemand die mij aan het denken zet, of een persoon die een mooi boek of gedicht geschreven heeft.”

Ben je bekend met de Governance Code Cultuur?

“Ja, de statuten zijn net gewijzigd op basis van de actuele Governance Code.”

Werken jullie met een profielschetsen voor leden van de RvT?

“Jazeker. Omdat een aantal leden zullen aftreden, wordt hier de nodige aandacht aan geschonken. Zeker gezien alle toekomstige veranderingen, wil je een goede vertegenwoordiging van bestuurlijke/toezichthoudende ervaring, financiële en zorginhoudelijke deskundigheid. Ook de competenties samenwerking, communicatie, netwerken e.d. zijn van belang. Eigenlijk is het hele pallet tegenwoordig van belang. En wij zoeken dan meestal ook kandidaten die meer dan één aspect van het profiel kunnen invullen.” 

Kun je iets vertellen over de manier waarop de laatste zelfevaluatie is uitgevoerd?

“Het was aan een collega en mij om de zelfevaluatie van de RvT voor te bereiden. De methodiek stond nog niet vast. Met een spindiagram hebben wij diverse aspecten in kaart gebracht. Het mooie was dat ons beeld hierin uniform was.

Na het in kaart brengen zijn we verder gegaan met het Zelfevaluatiespel van Cirkeltoezicht. Ik was op zoek naar een passende tool en met wat zoeken op internet kwam ik bij Cirkeltoezicht terecht. Wij hebben de kaarten gebruikt om het gesprek met elkaar aan te gaan. Over één kaart ben je al snel een half uur in gesprek. Dat werkte perfect.

Ik kan iedereen dit spel aanraden.”

De Raad van Toezicht en de AVG

Invoering AVG en de RvT

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing op alle organisaties.

Vanaf deze dag geldt in heel Europa dezelfde privacywetgeving. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt vanaf dat moment niet meer.

De vraag die de Raad van Toezicht zich moet stellen is: “Wat betekent dit voor onze organisatie? Voldoen wij op tijd aan de eisen die gesteld worden in de Verordening en hoe blijven wij als RvT op de hoogte van maatregelen die onze organisatie neemt?”

Iedere organisatie heeft 2 jaar de tijd gehad zich voor te bereiden op deze nieuwe wetgeving. Op 4 mei 2016 is de AVG gepubliceerd. Na deze datum is de organisatie als het goed is aan de slag gegaan met de voorbereidingen. Heeft de bestuurder de RvT meegenomen in de genomen maatregelen? Heeft er bijvoorbeeld een nulmeting plaats gevonden waar de organisatie staat en welke maatregelen genomen moeten worden?

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft ter voorbereiding ‘Het AVG-10 stappenplan’, in 10 stappen voorbereid op de avg, opgesteld en bespreekt hierin de 10 belangrijkste AVG-thema’s.

Maar, wat is de rol van de RvT bij de invoering van de AVG?

Wij zoomen in op de volgende items voor de Raad van Toezicht:

Bewustwording

Zijn wij ons als RvT voldoende bewust van de consequenties van de invoering van de AVG? Is het onderwerp met enige regelmaat geagendeerd in het overleg van de RvT met de directeur-bestuurder? Is het bestuur zich voldoende bewust welke processen van de organisatie de AVG raakt, wie hierbij betrokken zijn? Denk hierbij aan de medewerkers, de leveranciers en ook de partners.

Sparringpartner

Voor bestuurders van organisaties is de wetgeving nieuw. Adviseurs bieden zich aan om de bestuurder te helpen. Ook brancheorganisaties faciliteren ondersteuning zodat kennis en kosten kunnen worden gedeeld. De leden van de RvT kunnen op dit gebied heel goed vanuit de eigen organisatie, het netwerk en hun achtergrond als sparringpartner input leveren aan de bestuurder.

Organiseer een brainstormsessie en ga na welke persoonsgegevens de organisatie vastlegt. Wanneer en waarvoor deze gegevens worden gebruikt? (Mogen we die nieuwsbrief blijven versturen?) En hoe kunnen wij ervoor zorgen dat onze leveranciers en partners ook op tijd aan de AVG voldoen?

Meldplicht bij datalekken

Is er een procedure opgesteld wanneer er een datalek optreedt? Hoe wordt gehandeld binnen de organisatie? En wanneer wordt de Raad van Toezicht hierin gekend? Een datalek kan groot, maar ook ‘klein’ zijn. Als een brief op een verkeerd adres wordt bezorgd en geopend wordt geretourneerd is er al sprake van een datalek.

Tip: Houd een incidentenregister bij. Agendeer het register periodiek bij de vergaderstukken van het overleg met de RvT. Is er sprake van een groot incident? In dat geval informeert de bestuurder de RvT direct.

Monitoring

De RvT stelt zich ook op als toezichthouder in dit traject. De bestuurder legt tijdig een nulmeting aan de RvT voor, geeft inzicht in de te nemen maatregelen en houdt de RvT op de hoogte van de genomen maatregelen.

Ter geruststelling

Wat wordt er nu daadwerkelijk verwacht van organisaties per 25 mei 2018?

Moet u klaar zijn?

Het is belangrijk te laten zien dat ook uw organisatie zich bewust is van de impact van de AGV, weet welke persoonsgegevens worden vastgelegd en op de hoogte is van de gegevens die worden gebruikt. Heel belangrijk: stel eisen aan leveranciers en ketenpartners en leg deze vast in de dienst- en/of samenwerkingsovereenkomst.

Bestaat er behoefte om eens van gedachten te wisselen over de AVG binnen uw Raad van Toezicht? Neem contact op met Cirkeltoezicht!
M: info@cirkeltoezicht.nl

4 misverstanden over de penningmeester

het team

Vanmorgen las ik in de krant: “De 41-jarige penningmeester van de atletiekvereniging ontvreemdde € 65.000 uit de verenigingskas.” Hoe is dit mogelijk? En waarom heeft niemand dit eerder ontdekt? Is ook dat de vraag die bij jou opkomt?
We lezen het bijna wekelijks in de krant.

Laat ik beginnen met 4 grote misverstanden rondom het penningmeesterschap van een (sport)vereniging of een stichting.

De penningmeester is de boekhouder.

Het kan inderdaad zo zijn dat de penningmeester de boekhouding van de vereniging of van de organisatie verzorgt. Dit hoeft echter niet! Het is heel goed mogelijk dat de boekhouding is uitbesteed aan een extern bureau of wordt uitgevoerd door een ander verenigingslid. De penningmeester is wel de persoon die toeziet op het goed uitvoeren van de boekhouding. De penningmeester heeft de verantwoordelijkheid voor het jaarlijks opstellen van een begroting en het correct uitvoeren van boekhoudkundige handelingen. Ook is zij verantwoordelijk voor het jaarlijks aanbieden van een financiële verantwoording aan de leden van de vereniging of aan het bestuur van de stichting.

De penningmeester is de enige die over de portemonnee beschikt

Het is heel erg wenselijk dat de organisatie over een eigen betaalrekening en spaarrekening op haar naam beschikt. En eventueel over een kleine kas. Betalingen verlopen niet via de privé betaalrekening van de penningmeester of een ander lid van de vereniging of het bestuur. Verplicht is het echter niet.
De rechten van het verrichten van betalingen kunnen worden verleend aan de penningmeester, de bestuursleden of andere leden van de vereniging of het bestuur. Het kan zelfs zo worden geregeld dat de penningmeester geen enkele betaling kan verrichten.

Wij, de overige bestuursleden, weten pas achteraf dat er geld is ontvreemd

Dit is een groot misverstand. Bij een vereniging of stichting is het belangrijk het ‘vier-ogen-principe’ toe te passen. Dit houdt in dat in geen enkel geval één persoon een verplichting kan aangaan en/of een betaling kan doen. In alle gevallen geven twee personen toestemming.

De penningsmeester is verantwoordelijk voor het verduisteren van de middelen

In de krant lijkt dit zo te zijn! De penningmeester heeft regelmatig privé uitgaven gedekt met middelen uit de kas van de organisatie. De penningmeester heeft hiervan geprofiteerd.
Dit is onjuist! Lees eens na in de statuten van jouw organisatie hoe het is geregeld met de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid! Door de rechten en verantwoordelijkheden niet goed te regelen en te borgen is het gehele bestuur in gebreke gebleven. Je kunt zelfs stellen dat gelegenheid is geboden voor misbruik en daarmee het ongewenste gedrag is uitgelokt. Oké, dit gaat misschien wat ver. Maar het is wel de vraag of alleen de penningmeester het tekort moet aanvullen.

Wordt vervolgd…

Wil je meer over weten over dit onderwerp en weten hoe je dit goed kunt regelen binnen jouw organisatie?
Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag!

Dat kan per mail: info@cirkeltoezicht.nl of telefonisch: Tessa 06 – 11 071 098 of Astrid: 06 – 2425 1869.

Gastblog | Jellie Tiemersma: De Raad van Toezicht als bron van diversiteit!

Jellie Tiemersma | Personal Too

Wie kent ‘m nog, de hit van Fluitsma & Van Tijn: ‘15 miljoen mensen’. De eerste zin luidt: ‘Het land van 1.000 meningen’! Het nummer dateert uit 1996 maar er is wat dat betreft nog niet veel veranderd!

De wereld om ons heen bestaat niet uit één soort mensen! Met één mening! Gelukkig niet! Dat maakt onze wereld, onze samenleving zo interessant maar ook zo complex, zo ingewikkeld. We zijn ons dat ook steeds meer bewust.

Diversiteit wordt de norm, niet de uitzondering.

Continue reading “Gastblog | Jellie Tiemersma: De Raad van Toezicht als bron van diversiteit!”