Zelfevaluatie: Regie op informatie

Zelfevaluatie: Agenda en stukken

De zelfevaluatie van de Raad van Toezicht

In deze serie vertellen wij over de zelfevaluatie van Raden van Toezicht en besturen – het reflectiemoment –  die plaats hebben gevonden onder begeleiding van Cirkeltoezicht. Uiteraard is iedere casus geanonimiseerd en zijn de namen fictief. Vandaag

 

Deel 1: Vergaderen: de agenda en stukken

Marjolein legt de kaart ‘Voorzitter: agenda en stukken’ op tafel en leest de tekst van de kaart voor. Ze kijkt naar Willem en zegt: “Dit is een kaart voor jou, wil jij aangeven hoe jij onze vergadering ervaart en daarbij de koppeling leggen naar de vergaderstukken?”

Willem fronst. Je ziet hem denken, wat kan ik daar nu over zeggen? De agenda ziet er netjes uit, de bijlagen worden meegeleverd. Chantal schenkt koffie bij.

Schools

Ruud kan niet wachten en zegt: “Willem, ik wil de beurt best van je overnemen. Ik wil hier graag iets over zeggen”. Het gezelschap kijkt elkaar aan. De beurt overnemen, mag dat wel? Slaan we heel schools de spelregels hierop na of kiezen wij zelf? Marjolein knikt en zegt: “OK Ruud, begin jij, dat geeft Willem de tijd om na te denken over het onderwerp”.

Te veel

Ruud begint: “Ik heb een drukke baan met veel verantwoordelijkheid en wil deze toezichthoudende functie serieus invullen. De agenda krijgen wij op tijd, netjes met agendastukken. Maar eerlijk gezegd krijg ik het niet voor elkaar alle bijlagen door te nemen. De hoeveelheid van 9 agendapunten en soms wel 15 bijlagen is te groot. Eerlijk gezegd, voel ik mij bedolven onder de hoeveelheid, veelal operationele, informatie.”

Besluitvorming

“Tsja”, zegt Willem, “nu je dat zegt herken ik je punt. En laatst hebben wij een besluit genomen over de aanschaf van een nieuwe installatie. Eerlijk gezegd vroeg ik mij tijdens de besluitvorming af of ik wel voldoende tijd heb genomen om de essentiële documenten door te nemen.”

Marjolein kijkt verrast. Of is het geïrriteerd? De mannen vragen niet aan Marjolein wat er is. Marjolein zwijgt. Ze denkt: wie vindt het ook alweer prettig om zoveel informatie te ontvangen? En gebruikt als argument dat je in ieder geval overal over bent geïnformeerd, niets mist….? Lukt het deze collega in de beschikbare tijd onderscheid te maken tussen hoofd- en bijzaken? Aan de vragen die haar collega RvT-lid stelt vindt zij van niet.

Extra input

Susan pakt een envelop die op tafel ligt. “Laten we eens kijken wat er uit de vragenlijst naar voren is gekomen die we eerder hebben beantwoord. De aandachtsvragen zullen ons vast nog wel verder helpen.”

 

Meer weten?

Stichting Cirkeltoezicht helpt organisaties een gedegen zelfanalyse uit te voeren. Ter voorbereiding wordt een individuele vragenlijst uitgezet onder de leden van de RvT en de bestuurder. Ook de voorzitter van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging vult een vragenlijst in. Aan de hand van de input van alle betrokken geeft Cirkeltoezicht de RvT vier kaarten mee. Aan de hand van deze kaarten wordt de zelfevaluatie uitgevoerd. Het is aan de RvT te kiezen of dit plaats vindt met of zonder een procesbegeleider tijdens het reflectiemoment. In ieder geval worden tips, en spelregels meegegeven voor een zorgvuldig en opbouwend reflectiemoment.

Kijk voor het aanbod van St. Cirkeltoezicht op: http://www.cirkeltoezicht.nl/trainingsaanbod/

Interesse? Neem contact met ons op via het e-mail adres: info@cirkeltoezicht.nl

of telefonisch: Astrid: 06-24251869 of Tessa: 06-11071098

Written By Astrid van der Starre

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.