Een onlosmakelijk onderdeel van behoorlijk besturen is het hebben van een rooster van aftreden. Veel raden van toezicht en raden van bestuur beschikken hierover. Maar, hoe implementeer je het rooster van aftreden succesvol?

1. Statuten en reglement

In de meeste statuten is opgenomen dat de raad van toezicht of het bestuur beschikt over een rooster van aftreden. In het reglement wordt dan verder uitgewerkt hoe de procedure precies is vormgegeven. Vragen die helpen bij de uitwerking zijn:

• Uit hoeveel leden bestaat de raad van toezicht of het bestuur?
• Welke rollen worden gevraagd en welke deskundigheid?
• Hoeveel termijnen mag iemand lid zijn? En wat geldt er op dat punt voor de voorzitter?
• Mag uitloop plaats vinden?

Als dit in het reglement zo concreet mogelijk wordt uitgewerkt, helpt dat bij de succesvolle implementatie.

2. Jaarkalender

Het rooster van aftreden heeft een vaste plek in de jaaragenda van de raad van toezicht of bestuur. Bijvoorbeeld iedere derde vergadering van het jaar wordt het rooster van aftreden geagendeerd. Het rooster van aftreden bevat de namen van de leden van de raad van toezicht, de datum waarop hun termijn is begonnen en welke termijn het lidmaatschap eindigt.

3. Succesvolle (her)benoeming

Het behandelen van het rooster van aftreden tijdens de vergadering wordt gedegen voorbereid. Tijdens de jaarlijkse reflectie van de raad van toezicht of bestuur wordt gekeken welke kennis en kunde de raad van toezicht ‘in huis heeft’ en waar behoefte aan is. Het is essentieel het reflectiemoment serieus te nemen. Het is het moment waarbij de leden kijken naar het functioneren van de raad van toezicht of het bestuur als geheel en naar het functioneren van de individuele leden. Vertrouwen is hiervoor van belang. Geef elkaar ook gedurende het jaar feedback zodat de uitkomst van de reflectie geen verrassing is.
Daarnaast is het cruciaal in beeld te hebben in welke fase de organisatie zich bevindt. Wat voor raad van toezicht of bestuur heeft de organisatie de komende periode nodig? Is er juridische kennis nodig, versterking op financieel gebied of aan een breed relevant netwerk?
De input van de analyse en de uitkomsten van de reflectie leveren input voor de behandeling van het rooster van aftreden.

4 Geen stilzwijgende verlenging

Wanneer de termijn van een lid van de raad van toezicht of bestuur verloopt, wordt objectief beoordeeld of het verstandig is de termijn te verlengen. Beschikt de persoon over de benodigde kennis en competities of heeft de raad behoefte aan andere expertise en ervaring? Door het bespreekbaar te maken is het onderwerp niet beladen.

5. Verslaglegging van (her)benoeming

In de notulen van het overleg van de raad van toezicht wordt verslag gelegd van de herbenoeming of benoeming van de kandidaat. De keuze en het besluit worden in de notulen inhoudelijk toegelicht. Dit is nuttig zodat later kan worden herleid welke afwegingen er zijn gemaakt bij het benoemen en het herbenoemen.

Tip:

Maak eens een schouw van de huidige samenstelling van het bestuur of de raad van toezicht. Kijk daarbij eens naar leeftijd, geslacht, geboorteplaats en aantal andere commissariaten per persoon. Hoe staat het met de diversiteit binnen uw bestuur of raad van toezicht?

Stichting Cirkeltoezicht zet zich in voor meer diversiteit in raden van toezicht en raden van bestuur.